Algemene / Bijzondere voorwaarden & verzekeringen

1.Essentiële kenmerken van het programma

WEP biedt de deelnemers (en eventueel hun wettelijke vertegenwoordigers) de schooluitwisselingsprogramma's aan zoals beschreven (onder voorbehoud van drukfouten) in de brochure en op de website, zonder dat de partijen zich op enigerlei wijze kunnen afleiden van het in uitvoering zijnde culturele project. De in de brochure en op de website omschreven diensten worden aanvaard als voldoening aan de verplichting van WEP om naar beste vermogen de informatie, bijstand en opvang van contractanten te omschrijven, zonder enige resultaatsverplichting of opdracht tot vertegenwoordiging of toezicht. 

Naast de voorbereidende vergaderingen voor het vertrek van de deelnemers (informatievergadering, interview, logistieke vergaderingen, enz., waar eventuele vragen kunnen worden gesteld in aanvulling op de informatie in de brochures en op de website), kan de deelnemer (en eventueel zijn wettelijke vertegenwoordigers) schriftelijk om opheldering vragen door contact op te nemen met contact@wep.be.

Aangezien het schoolprogramma residentieel, educatief, cultureel en niet toeristisch van aard is, kan het niet worden beschouwd als een reisproduct of reispakket. Het educatieve en culturele project vereist dat de deelnemer zich strikt houdt aan de wetten van de plaats van doorreis of verblijf en aan de regels en gebruiken van het dagelijkse, gezins- en schoolleven in de gastomgeving. Dit is een essentiële verplichting van de "programmavoorschriften" die moet worden nageleefd door de deelnemer, die uitdrukkelijk erkent dat WEP slechts beperkte bevoegdheden heeft ten opzichte van de plaatselijke sponsors, die als enigen beslissen over eventuele vraagstukken in verband met de naleving van de plaatselijke wetten, gewoonten en gebruiken, die sterk kunnen verschillen van die welke in België (bijvoorbeeld in de VS) bekend zijn, of het nu gaat om de school, het gezin of de sociale omgeving in het algemeen; Hoewel WEP voortdurend in contact staat met de plaatselijke sponsors, heeft zij niet de handhavingsbevoegdheid in geval van, bijvoorbeeld, een besluit om de medecontractant uit te zetten wegens schending van de genoemde wetten, gewoonten of gebruiken.

In het kader van zijn opdracht is WEP niet verantwoordelijk voor overmacht of voor welke fout of feit dan ook die de burgerrechtelijke of strafrechtelijke aansprakelijkheid van de deelnemer inhoudt, die als enige alle directe of indirecte gevolgen draagt, zowel wat betreft de wetten van het gastland als het Belgische recht. De wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer verbinden zich er eveneens toe te voldoen aan alle gezondheids- en administratieve vereisten (vaccinaties, medische tests, visum, paspoort, verstrekken van biometrische informatie, enz.) die worden opgelegd door de school, de lokale en/of nationale autoriteiten van het (de) gastland(en), de (private of publieke) scholen en/of de verblijfplaatsen, enz. om de organisatie en uitvoering van het verblijf, de toegang tot en het verblijf op het grondgebied en/of de scholing ter plaatse mogelijk te maken. Dit is een persoonlijke verbintenis van de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers, met uitsluiting van elke aansprakelijkheid van WEP. In geval van weigering aan deze eisen te voldoen, begrijpen de wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer dat WEP het verblijf mogelijk niet kan organiseren. Deze weigering zal daarom worden beschouwd als een eenzijdige en vrijwillige annulering van het programma door de wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer.

Hetzelfde geldt in geval van weigering om in de loop van het programma aan deze eisen te voldoen; in dat geval zal deze weigering worden beschouwd als een eenzijdige en vrijwillige beëindiging van het programma door de wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer.

2.Naleving van het programma

Indien de deelnemer de regels van het contract, het programma en/of het verblijf schendt of het programma verlaat, wordt het contract onmiddellijk beëindigd ten zijne laste. In dat geval verbindt de deelnemer zich ertoe het gastland binnen 5 dagen te verlaten zonder recht op terugbetaling door WEP en WEP en zijn plaatselijke correspondenten te vrijwaren en schadeloos te stellen voor alle gevolgen van zijn/haar gedrag. Hij/zij verbindt zich er tevens toe de door hem/haar ontvangen WEP-beurzen volledig terug te betalen. De reis van personen en goederen en de daarmee verband houdende administratieve formaliteiten (visum, paspoort, gezondheidsdocumenten...) worden geregeld door de geldende wetten en voorschriften en vormen een dwingende eis voor de deelnemer (en eventueel zijn wettelijke vertegenwoordigers). De reservering van transporttickets geschiedt voor de data en volgens de voorschriften van het ticket, zonder dat enige reden voor terugbetaling in geval van niet-gebruik kan worden aangevoerd.

3.Sluiting van het contract en herroepingsrecht

Alle kandidaten voor het programma moeten een pre-registratieformulier naar WEP sturen om te worden uitgenodigd voor een selectiegesprek en zij moeten 100 euro betalen om de kosten van het onderzoek van hun kandidatuur te dekken (dossierkosten).

Na ontvangst van het pre-registratieformulier en de dossierkosten stuurt WEP per e-mail het aanvraagformulier (“Application form”) of de toegangsgegevens naar een platform om het dossier aan te vullen. Het formulier moet door de kandidaat en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers worden ingevuld. In de uitnodigingsbrief voor het selectiegesprek wordt aangegeven welke onderdelen van het formulier moeten worden ingevuld om tijdens het selectiegesprek onderzocht te worden.

Als de kandidatuur wordt aanvaard, stuurt WEP de selectie bevestigingsbrief naar de kandidaat en eventueel naar zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers.

Als de kandidaat niet wordt geselecteerd, wordt het bedrag van 100 euro terugbetaald.

De selectiebevestigingsbrief is bindend voor de ondertekenaars en geeft hen een herroepingsrecht gedurende 14 dagen zoals bepaald in artikel VI. 47 van het Wetboek van economisch recht (Europese richtlijn 2011/83); na het verstrijken van deze termijn van 14 dagen verbinden de ondertekenaars zich ertoe om 

De 25 % aanbetaling binnen 5 dagen na de bevestigingsbrief te betalen Het ingevulde aanvraagformulier (“Application form”) binnen 21 dagen na de selectie bevestigingsbrief terug te sturen of in te dienen.  WEP beschikt over een termijn van 21 dagen vanaf de ontvangst van het voorschot van 25 % en het volledige aanvraagdossier om dit te analyseren en eventueel een weigering of een voorwaardelijke aanvaarding mee te delen op basis van bepaalde elementen die tijdens het gesprek werden verstrekt/ontdekt (bv. maar niet beperkt tot: valse verklaringen, onvoldoende schoolresultaten, onvoldoende taalniveau, medische aandoeningen, eetstoornissen, psychologische stoornissen, allergieën...). In geval van weigering (behalve als er valse verklaringen waren tijdens de voorinschrijving, tijdens het selectiegesprek, tijdens het opstellen van het aanvraagformulier of als er vals werd gespeeld tijdens de evaluatietests) wordt het voorschot van 25 % binnen de 30 dagen terugbetaald.

4.Organisator / Aansprakelijkheid

NV WEP, maatschappelijke zetel: 26, Jetselaan, 1081 Brussel. Overeenkomstig de wet mogen wij als bemiddelaar reizen organiseren en/of aanbieden onder licentie nr. A1912. Overeenkomstig de wet dragen wij bij tot het Garantiefonds Reizen.

De deelnemer en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers erkennen uitdrukkelijk dat WEP op geen enkele wijze tussenbeide komt en derhalve niet verantwoordelijk kan worden gesteld voor eventuele contacten met ambassades/consulaten/administratieve autoriteiten en in het algemeen voor de procedures voor het verkrijgen van visa/paspoorten of andere administratieve documenten die onder de persoonlijke verantwoordelijkheid van de deelnemer en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers blijven vallen.

Indien het vertrek/programma wordt opgeschort of geannuleerd als gevolg van plichtsverzuim van de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers, draagt deze de volledige verantwoordelijkheid voor alle directe of indirecte gevolgen in verband met deze opschorting of annulering.

Verblijven en/of cursussen worden georganiseerd door lokale dienstverleners/sponsors.

De dienstverlener /sponsor wordt vermeld in de reisdocumenten die de deelnemer voor vertrek ontvangt.

WEP kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de onmogelijkheid om de contractueel overeengekomen diensten te leveren ten gevolge van het falen van de dienstverleners /sponsors in het gastland, de luchtvaartmaatschappij, de verzekeringsmaatschappij of in geval van overmacht, conflicten, onrust of gebeurtenissen waarover zij geen controle heeft.

WEP is vrijgesteld van elke aansprakelijkheid voor de directe of indirecte gevolgen van oorlog, revolutie, burgerlijke of politieke onrust, rellen, stakingen, epidemieën, pandemieën, quarantaine of natuur- of kernrampen. Indien dergelijke omstandigheden zich voor het vertrek voordoen, de goede uitvoering van het verblijf verhinderen en/of een risico vormen voor de veiligheid en/of gezondheid van de deelnemer, is WEP niet aansprakelijk voor enige vorm van schadevergoeding.

De foto's of getuigenissen in de brochure, op de website of in enig ander document zijn niet contractueel. Getuigenissen, foto's en andere documenten, in welke vorm of op welke drager ook, die de student betreffen, vermelden of voorstellen in het kader van zijn verblijf of de organisatie van zijn verblijf, kunnen worden gebruikt voor promotionele doeleinden, ongeacht de vorm of de drager van deze acties.

WEP kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de weigering van een visum door de autoriteiten van het gastland. 

5.Annulering

5.1.Annulering door de deelnemer voor vertrek

Elk verzoek tot annulering van de inschrijving voor het programma, in welk stadium dan ook, moet door de deelnemer (en eventueel zijn wettelijke vertegenwoordigers) per aangetekend schrijven aan WEP worden meegedeeld.

In geval van annulering door de deelnemer (of zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers) na ontvangst door WEP van het voorinschrijvingsformulier en vóór de selectiebevestigingsbrief, is geen vergoeding verschuldigd, behalve de hierboven vermelde 100,00 euro administratiekosten.

In geval van annulering door de deelnemer (of zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers) binnen 14 dagen nadat WEP de selectiebevestigingsbrief heeft verzonden (herroepingsperiode), is geen vergoeding verschuldigd, behalve de hierboven vermelde EUR 100,00 verwerkingskosten.

Indien de deelnemer of zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers WEP niet binnen 14 dagen in kennis stellen van hun besluit om te herroepen, wordt de inschrijving geacht te zijn bevestigd door de deelnemer en/of zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers; indien in dit geval de aanbetaling van 25 % niet binnen 19 dagen na verzending van de selectiebevestigingsbrief door WEP is voldaan, of indien het volledige inschrijvingsformulier niet binnen 21 dagen na verzending van de selectiebevestigingsbrief door WEP is geretourneerd, wordt de inschrijving automatisch geannuleerd. In dergelijke gevallen is een vaste vergoeding van € 1.000 verschuldigd aan WEP.

Indien de deelnemer zijn inschrijving annuleert na betaling van het voorschot maar vóór terugzending van het volledige inschrijvingsformulier, is dezelfde forfaitaire vergoeding van € 1.000 aan WEP verschuldigd.

Indien de deelnemer zijn inschrijving annuleert na terugzending van het volledige inschrijvingsformulier, wordt het contract automatisch beëindigd. De deelnemer is aan WEP een conventionele en onherleidbare forfaitaire schadevergoeding verschuldigd. Deze bedraagt 25 % van de deelnamekosten in geval van annulering meer dan 6 maanden voor vertrek of 50 % in geval van annulering minder dan 6 maanden voor vertrek.

In ieder geval heeft WEP het recht deze vergoedingen te verrekenen met de door haar geïnde bedragen die een vergoedend karakter jegens haar hebben. Om u te beschermen in geval van annulering biedt WEP u een optionele WEP Annuleringsgarantie aan (zie details hierboven). Voor de prijs van deze garantie verwijzen wij u naar de offerte / reservatie. Na vertrek van de deelnemer wordt geen enkel bedrag terugbetaald in geval van onderbreking van het verblijf. De inschrijvingskosten (niet inbegrepen in de kostprijs van het programma) van 100 € worden in geen geval terugbetaald.

Opmerking over regiovoorkeuren in een klassiek of klassiek + : er is geen garantie voor plaatsing in een gewenste regio, aangezien deze plaatsingen grotendeels afhangen van lokale beschikbaarheid en beslissingen van lokale sponsors. De kans om niet in de gewenste regio geplaatst te worden is groter dan de kans om er wel geplaatst te worden. Het niet geplaatst worden in de gewenste regio of staat kan geen geldige reden voor annulering zijn. Indien de deelnemer en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers toch wensen te annuleren, zijn bovenstaande annuleringsvoorwaarden van toepassing.

5.2.Annulering door WEP

In geval van annulering van de selectie door WEP voordat de definitieve toelating is bevestigd, betaalt WEP de aanbetaling van 25 %, indien deze reeds betaald werd, terug.

In het geval WEP de inschrijving annuleert door een oorzaak eigen aan WEP (en niet vanwege iets externs aan WEP) nadat de definitieve toelating is bevestigd, verplicht WEP zich de deelnemer volledig te vergoeden voor alle materiële schade die (alleen) als gevolg van deze annulering wordt geleden.

WEP kan te allen tijde besluiten een programma te annuleren als men van mening is dat de omstandigheden van het verblijf in negatieve zin veranderen (gezondheidsomstandigheden, politieke omstandigheden, negatief reisadvies van Buitenlandse Zaken ...). In dit geval moet de deelnemer deze beslissing respecteren.

5.3.WEP Annuleringsgarantie

Het is mogelijk en raadzaam om bij de inschrijving in te tekenen op de "WEP Annuleringsgarantie", die de kosten dekt van annulering van het programma in geval van, onder andere, gezondheidsproblemen van de student of een familielid in de eerste graad en om academische redenen. De vergoeding voor de "WEP Annuleringsgarantie" bedraagt 6 % van de kosten van het programma waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven en moet op het moment van inschrijving volledig worden betaald, naast het inschrijfgeld van 100 €. Met de WEP-annuleringsgarantie kan de deelnemer het programma zonder boete annuleren (behalve het bedrag van de garantie zelf) tot het moment van vertrek om de bovengenoemde redenen, gedocumenteerd met een medisch attest of passende schooldocumenten die samen met het annuleringsverzoek moeten worden ingediend. Met de WEP Annuleringsgarantie kan de deelnemer zich terugtrekken uit het contract in de volgende gevallen :

1.Overlijden van de deelnemer of van een familielid in de eerste graad (ouders, broers, zussen). 2.Ernstige gezondheidsproblemen van de deelnemer of een ouder (ouders, broers, zussen). De medische toestand moet schriftelijk worden meegedeeld door de deelnemer/ouders. De deelnemer moet WEP binnen 24 uur passende medische/gezondheidsinformatie verstrekken waaruit de medische situatie blijkt. 3.Onvermogen om aan het programma deel te nemen wegens zittenblijven indien het programma daardoor niet kan worden uitgevoerd of uitgesteld, of in het geval dat slechte resultaten voor een schoolexamen de deelnemer verplichten tot het afleggen van herexamens en de aanvraag vergezeld gaat van de schoolresultaten en een passende verklaring van de school waaruit blijkt dat het onmogelijk is te vertrekken. 4.Onmogelijkheid om aan het programma deel te nemen als gevolg van afwijzing van het project door de school van herkomst (voor projecten tijdens het middelbaar onderwijs). Een officiële schriftelijke verklaring van de school moet ons ten minste 4 maanden voor vertrek worden toegezonden. 5.Verplichte quarantaine na diagnose van Covid 19 en onmogelijkheid om het begin van het verblijf uit te stellen door WEP binnen 21 dagen na quarantaine.  6.Diefstal van de voor vertrek vereiste identiteitsdocumenten van de Deelnemer binnen 72 uur voor vertrek, vergezeld van een proces-verbaal van de politieautoriteiten, wanneer wordt aangetoond dat het materieel onmogelijk is deze documenten voor vertrek opnieuw te maken/vervangen en tot 15 dagen na de geplande vertrekdatum. 7.Naar behoren gedocumenteerd onvermogen van de deelnemer om de plaats van vertrek te bereiken als gevolg van ernstige natuurrampen.

Uitgesloten van de dekking zijn annuleringen en/of wijzigingen die direct of indirect zijn veroorzaakt door oorzaken die niet objectief kunnen worden aangetoond of door geestesziekte, alsmede alles wat niet uitdrukkelijk in de bovenstaande punten is vermeld. Indien de voorwaarden voor toepassing van de WEP Annuleringsgarantie niet zijn vervuld en/of indien de door de deelnemer opgegeven redenen niet in aanmerking kunnen worden genomen, wordt voor de berekening van de ingehouden annuleringskosten het artikel "Annulering door de deelnemer voor vertrek" van de Algemene Voorwaarden van WEP toegepast.

Als alternatief voor de WEP Annuleringsgarantie is het mogelijk een optionele verzekering af te sluiten bij " BV Protections " die de kosten dekt van annulering van het programma door objectief gedocumenteerde oorzaken of gebeurtenissen die op het moment van de boeking niet te voorzien waren en die de verzekerde of een lid van zijn familie treffen. Vraag voor meer details een WEP-adviseur of bekijk de details van de annuleringsverzekering online.

6.Prijs van het programma

6.1.Betalingen

De prijs van het gekozen programma wordt als volgt betaald: 25 % aanbetaling binnen 15 dagen na ontvangst van de selectiebevestigingsbrief en het saldo in 3 stortingen van 25 % voor vertrek. Aangezien alle betalingen moeten zijn ontvangen vóór de indiening van visumdocumenten (indien van toepassing), variëren de betalingstermijnen naargelang het programma en de bestemming. Deze worden vóór de definitieve inschrijving bevestigd in de bevestigingsbrief van de selectie. Naleving van de betalingstermijnen is een absoluut noodzakelijke voorwaarde voor de deelnemer en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers om aan de uitvoering van hun verplichtingen te voldoen.

Elk verzuim of vertraging in de betaling van alle of een deel van de aanbetalingen of stortingen leidt automatisch en zonder ingebrekestelling tot :

a)Een verhoging van het verschuldigde bedrag met 15 % als boeteclausule, zonder dat dit bedrag lager mag zijn dan 100 euro. b)Conventionele interest van 12 % per jaar.

Dit doet geen afbreuk aan het recht van WEP om volledige vergoeding van de geleden schade te eisen. In geval van niet-betaling binnen de termijn behoudt WEP zich het recht voor het programma op te schorten en uiteindelijk te annuleren indien de deelnemer en zijn wettelijke vertegenwoordigers de betalingsachterstand niet binnen 15 dagen na de ingebrekestelling rechtzetten, waarbij de gevolgen ten laste van de medecontractant(en) vallen.

Tenzij anders vermeld, zijn de prijzen exclusief: optionele annuleringsverzekering - WEP annuleringsverzekering - zakgeld (voor uw vrijetijdsactiviteiten, verplaatsingen, schoolbenodigdheden, excursies, enz.) – heen-en terugreis naar Europese bestemmingen (inclusief Groot-Brittannië) - paspoort- of visumkosten - uniform (indien van toepassing) - eventuele toeslagen voor speciale voedingswensen, allergieën of specifieke medische aandoeningen.

6.2.Extra kosten in verband met gezondheidseisen

Alle kosten die voortvloeien uit een gezondheidsverplichting, bijvoorbeeld (maar niet beperkt tot deze voorbeelden) quarantaine (inclusief accommodatie, maaltijden, transfers, enz., al dan niet voor een accommodatie naar keuze), een PCR-test voor vertrek of na aankomst, een antigene test voor vertrek of na aankomst, een vaccinatie of een boostervaccinatie, een medische controle, het verkrijgen van een certificaat van welke aard dan ook, enz. zijn voor rekening van de deelnemer.

6.3.Tarieven (geldigheid, herziening, financiële verevening)

De tarieven zijn alleen geldig voor EU-burgers. De tarieven kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. Alleen de tarieven die ten tijde van de online voorinschrijving op de website zijn gepubliceerd, zijn geldig. De WEP-tarieven zijn vastgesteld op basis van de volgende economische gegevens: vervoerskosten, met name brandstofkosten, heffingen en belastingen in verband met de aangeboden diensten, zoals landings- en veiligheidsheffingen, in- en uitstapheffingen in havens en luchthavens, diensten (bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot: plaatsing, accommodatie, bijstand, transfers, scholing, verzekering) die door lokale dienstverleners worden verleend. Het WEP is een vereveningsregeling, d.w.z. een bundeling van middelen en kosten. Dit betekent dat het bedrag van de financiële bijdrage (afgezien van het verschil in wisselkoers op het moment van de reservering) hetzelfde is voor alle deelnemers aan dezelfde bestemming en hetzelfde programma, ongeacht de werkelijke individuele kosten. De prijs van het programma komt overeen met de prijs vermeld op de website wep.be op het moment van de reservering en de betaling van de 100 euro administratiekosten. Onze website wordt regelmatig bijgewerkt volgens de wisselkoers van de euro met de munteenheden van de verschillende landen waar wij verblijven aanbieden. Na het afsluiten van het contract kan de prijs van het programma derhalve onderhevig zijn aan mogelijke verhogingen als gevolg van de stijging van de brandstofkosten (voor programma's waarin het luchtvervoer van de deelnemer is inbegrepen) of de stijging van belastingen en heffingen. Deze eventuele verhogingen worden uiterlijk 20 dagen voor het begin van de reis aan de deelnemer meegedeeld door middel van een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde mededeling. Indien de prijs van het programma met meer dan 8 % wordt verhoogd, heeft de deelnemer het recht om zich kosteloos uit het programma terug te trekken; deze beslissing moet per aangetekende brief met ontvangstbevestiging aan WEP worden meegedeeld binnen 7 dagen na de mededeling van bovengenoemde verhoging. De betaalde bedragen, met uitzondering van het inschrijfgeld van 100 euro, worden binnen 30 werkdagen na de datum van terugtrekking terugbetaald. WEP behoudt zich het recht voor de juiste prijs toe te passen of een reservatie eenzijdig te annuleren indien blijkt dat de prijs en/of omschrijving van de verblijven en/of eventuele bijbehorende opties door een technische storing of menselijke fout onjuist op de website zijn vermeld. Belangrijke opmerking betreffende de overdracht van informatie en documenten door WEP: het is uw verantwoordelijkheid om WEP te voorzien van een geldig en regelmatig geraadpleegd e-mailadres (met name door wettelijke vertegenwoordigers indien de deelnemer minderjarig is) aangezien documenten (die niet in origineel formaat hoeven te zijn) u per e-mail worden toegezonden. Alleen mededelingen per post of e-mail zijn geldig. Mededelingen via sociale netwerken, chat of berichtendiensten zijn informeel en niet bindend.

7.Datum en duur van het programma

De exacte begindatum en duur van een verblijf kunnen variëren omdat deze afhankelijk zijn van verschillende factoren zoals (maar niet beperkt tot): de eindbestemming, de interne organisatie van WEP (bv. vervoer, verzekering, combinatie van verblijven in verschillende landen, noodzaak om verschillende deelnemers te groeperen, enz.), eisen van de lokale autoriteiten van het gastland (duur gekoppeld aan een wederkerigheidsquotum, immigratievoorschriften, enz.), door de gastschool of het-schooldistrict, door de lokale organisatie die het verblijf van de deelnemer sponsort of door een geval van overmacht dat WEP verplicht het verblijf aan te passen.), door de gastschool of het schooldistrict, door de plaatselijke organisatie die het verblijf van de deelnemer sponsort of door een geval van overmacht dat WEP ertoe verplicht het verblijf aan te passen. De duur van een schooljaar varieert van 9 tot 11 maanden, een schoolsemester van 4 tot 5 maanden en een schooltrimester van 9 tot 12 weken. De uiteindelijke duur wordt bepaald door WEP, rekening houdend met bovengenoemde externe factoren. De deelnemer of zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers hebben geen recht op enige compensatie, aanpassing of terugbetaling indien de uiteindelijke duur gelijk is aan of groter is dan de hierboven vermelde duur. Indien WEP de hierboven beschreven minimumduur voor het gekozen verblijf niet kan halen (behalve in geval van overmacht of vervroegde terugkeer door toedoen van de deelnemer), wordt het verschil terugbetaald (berekend naar rato van de niet-gebruikte diensten).

8.Plaatsing in gastgezin

Het is gebruikelijk dat de plaatsing in een gastgezin tijdrovend is. Er zijn veel factoren waarmee rekening moet worden gehouden: verificatie van het strafregister, de late beslissing van gezinnen om een gastgezin te worden, het bepalen van het profiel van de student die het gezin wil ontvangen. Gezinnen kunnen worden betaald, steun ontvangen om de kosten van de opvang van een student te dekken of volledig vrijwillig zijn. Al deze stappen voorafgaand aan de plaatsing vergen tijd. Deelnemers moeten er daarom rekening mee houden dat zij pas enkele dagen voor vertrek informatie over hun plaatsing ontvangen. In sommige gevallen, als er voor het vertrek van de deelnemer geen permanente plaatsing kan worden gevonden of als het gezin dat aanvankelijk door WEP was gevonden zich terugtrekt, kan de deelnemer bij een tijdelijk gastgezin worden geplaatst terwijl het zoeken naar een permanent gastgezin wordt voortgezet. Soms kunnen gezinnen meerdere studenten tegelijk ontvangen. Studenten kunnen in de loop van hun programma bij meer dan één gastgezin worden geplaatst. De data van vertrek en terugkeer vallen niet noodzakelijk samen met het begin of het einde van het schooljaar, maar worden bepaald door WEP en de plaatselijke sponsororganisaties op basis van verschillende factoren (visum, vereisten van de plaatselijke school, beschikbaarheid van vluchten, interne organisatie, enz.) Gastgezinservaringen worden gekenmerkt door hun sterk educatieve en immersieve karakter: kandidaten die voor dit type formule kiezen, moeten daarom flexibel zijn en deze mogelijke veranderingen van familie beschouwen als kansen om nog meer aspecten van de lokale cultuur te ontdekken. De menselijke factor staat centraal in een gastgezinservaring: de geboden faciliteiten zijn niet te vergelijken met die in een hotelkamer bijvoorbeeld.

De deelnemers worden door hun gastheren vaak beschouwd als echte familieleden; de deelname van de student aan bijvoorbeeld huishoudelijke taken maakt deel uit van de geest van het programma en de plaatsing.

Speciale gevallen - allergieën, speciale medische aandoeningen en/of speciale diëten: Plaatsing in een gastgezin kan moeilijk zijn als de kandidaat lijdt aan een allergie, een bepaalde medische aandoening en/of een specifiek dieet moet volgen. Het is  van essentieel belang dat de deelnemer of zijn/haar wettelijke voogden dergelijke omstandigheden op het formulier van voorinschrijving vermelden, aangezien het niet in alle gevallen mogelijk is verblijf en maaltijden te garanderen die voldoen aan de specifieke  behoeften van de betrokken deelnemer. Indien de kandidaat lijdt aan een allergie, een bijzondere medische aandoening en/of een specifiek dieet moet volgen, zal zijn/haar geval per geval worden beoordeeld. Er kunnen zich verschillende gevallen voordoen, zoals (niet-limitatieve lijst):

een plaatsing is technisch niet mogelijk. In dat geval betaalt WEP alle betaalde bedragen terug, op voorwaarde dat de aangifte van allergieën, kwalen en/of speciale diëten ten vroegste bij de voorinschrijving en ten laatste bij het selectiegesprek is gedaan (anders gelden de gebruikelijke annuleringsvoorwaarden). een plaatsing is mogelijk, maar niet gegarandeerd. In dat geval is het aan de deelnemer en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers om te beslissen of de inschrijving toch wordt bevestigd (indien een plaatsing niet mogelijk is, is een vergoeding verschuldigd om de door de buitenlandse partner ondernomen stappen en de administratieve kosten van WEP te dekken). De aanvaarding van het dossier is afhankelijk van de betaling van een supplement om een omgeving te bieden die aan de specifieke behoefte(n) van de deelnemer voldoet. Het exacte bedrag varieert van geval tot geval, afhankelijk van de bestemming, de lokale valuta, het soort behoefte, de duur van het verblijf... In alle gevallen zal WEP de deelnemer en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers in kennis stellen van de specifieke voorwaarden zodra de buitenlandse partner de mogelijkheden heeft aangegeven. WEP zal tevens de termijn aangeven waarbinnen de deelnemer en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers deelname aan het programma al dan niet kunnen bevestigen.

9.Diverse

• WEP is onderworpen aan de in het gastland, de regio en/of het schooldistrict geldende voorschriften en wetgeving, onder meer op het gebied van onderwijs, immigratie, toegang tot het grondgebied, enz. alsmede aan de geopolitieke en diplomatieke stabiliteit of de gezondheidssituatie van deze landen, regio's en/of districten. Indien deze regelgeving, wetgeving, geopolitieke of diplomatieke stabiliteit of gezondheidssituatie tijdens de periode van organisatie van het verblijf of tijdens het verblijf zodanig verandert dat de realisatie of voortzetting van het verblijf wordt verhinderd of gevaarlijk wordt, kan WEP niet aansprakelijk worden gesteld.
  
• WEP is vrijgesteld van elke aansprakelijkheid voor de directe of indirecte gevolgen van oorlog, revolutie, burgerlijke of politieke onrust, rellen, stakingen, epidemieën, pandemieën, quarantaine of natuurrampen. Indien dergelijke omstandigheden zich vóór het vertrek voordoen en de goede uitvoering van het verblijf verhinderen en/of een risico vormen voor de veiligheid en/of gezondheid van de deelnemer, is WEP niet aansprakelijk voor enige schadevergoeding.
  
• De deelnemer verleent WEP het recht om in al zijn publicaties gebruik te maken van zijn afbeelding en geschriften in verband met zijn deelname aan de programma-activiteiten (met uitzondering van vertrouwelijke informatie uit zijn kandidatuurdossier), ongeacht het medium of het formaat.
  
• In geval van een probleem of klacht dienen de Deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers onmiddellijk de plaatselijke contactpersoon in het land waar de Deelnemer is gevestigd op de hoogte te stellen zodra het probleem zich voordoet. Indien binnen 48 uur geen oplossing of interventie wordt gevonden, dienen de Deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers WEP onmiddellijk per e-mail of per post op de hoogte te stellen, zodat WEP binnen zijn mogelijkheden kan ingrijpen om zo snel mogelijk een oplossing te vinden. Alle klachten van de Deelnemer na zijn/haar terugkeer kunnen alleen in aanmerking worden genomen indien wordt aangetoond dat het bureau van WEP, waarbij de Deelnemer zich voor zijn/haar vertrek heeft ingeschreven, de gelegenheid heeft gehad zijn rol als organisator op zich te nemen en inderdaad is gewaarschuwd voor een mogelijke niet-nakoming. Eventuele klachten van de Deelnemer moeten binnen drie (3) kalendermaanden na afloop van het verblijf per aangetekende brief met ontvangstbewijs worden ingediend bij de maatschappelijke zetel van WEP. De verplichtingen van de Deelnemer en zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers zijn ondeelbaar en hoofdelijk. De rechtbanken van Brussel (België) zijn exclusief bevoegd en de contractuele relaties worden beheerst door het Belgische recht.
  
• De communicatie van WEP naar haar klanten is in de nationale taal of talen van het land, naar goeddunken van WEP. Vanwege het internationale karakter van de programma's van WEP (met uitzondering van de andere taalgemeenschappen in het land) kan het nodig zijn dat WEP of zijn lokale vertegenwoordigers documenten in een andere taal verzenden en laten ondertekenen, zonder dat er noodzakelijkerwijs een officiële vertaling is in de taal die contractueel wordt gebruikt tussen WEP en de deelnemer. Deze documenten zijn niet afkomstig van WEP, maar kunnen noodzakelijk zijn voor het goede verloop of de organisatie van het verblijf en zijn meestal vereist door autoriteiten buiten WEP (scholen, buitenlandse partners, lokale autoriteiten...).
  
• In het kader van een plaatsing van een gastgezin of een verblijf bij een inwoner kan de term familie, bewoner of huishouden betrekking hebben op: een gezin met twee ouders, alleenstaande ouders of een nieuw samengesteld gezin, gastheren van verschillende leeftijden, met of zonder kinderen. Er wordt niet gediscrimineerd op basis van ras, godsdienst, seksuele geaardheid, etnische, culturele, sociale of economische afkomst of fysieke kenmerken. 
  
• Indien de deelnemer in het kader van zijn verblijf een ticket voor een vliegreis moet gebruiken, erkent hij/zij dat: a) de algemene en bijzondere voorwaarden van de luchtvaartmaatschappij van toepassing zijn; b) hij/zij alle op het ticket vermelde trajecten (legs) - ook als sommige daarvan zijn gepland op een alternatief vervoermiddel, bijvoorbeeld een aansluiting per trein of bus - moet gebruiken en het door de luchtvaartmaatschappij vastgestelde reisschema in zijn geheel moet volgen. Anders is de deelnemer aansprakelijk voor een "no show" en dus voor de annulering van zijn ticket door de luchtvaartmaatschappij; c) de gebruiksvoorwaarden van het vliegticket (geldigheidsduur, mogelijkheid om de data van vertrek en terugkeer al dan niet te wijzigen, mogelijkheid van terugbetaling of niet, mogelijkheid van upgrade, mogelijkheid van stopover...) variëren naar gelang van het tarief en de reserveringsklasse van het ticket; d) de maximale geldigheidsduur van een vliegticket mag nooit meer dan 1 jaar bedragen. De terugreis (de dag van aankomst op het punt van oorspronkelijk vertrek wordt in aanmerking genomen) moet uiterlijk 1 jaar na de datum van het eerste gebruik van het ticket plaatsvinden indien dit binnen een jaar na de datum van uitgave van het ticket gebeurt (anders 1 jaar na de datum van uitgave van het ticket en niet de datum van het eerste gebruik).
  
• De reiziger erkent dat hij naar behoren werd ingelicht over de uitzonderlijke omstandigheden ten gevolge van de coronaviruscrisis die zijn reis kunnen beïnvloeden, en over de virussituatie op zijn bestemming. Hij heeft ook kennis kunnen nemen van het reisadvies van de FOD Buitenlandse Zaken (https://diplomatie.belgium.be/nl). De reiziger verklaart dus volledig op de hoogte te zijn van de risico's van het reizen, in het algemeen, in deze periode en dat het coronavirus het goede verloop van zijn reis kan veranderen. Niettemin besluit hij met kennis van zaken te reizen.
  
• Schoolprogramma's worden beschouwd als residentiële en educatieve verblijven en worden derhalve niet beschouwd als reisproducten of reispakketten.

10.Bescherming van de privacy

De deelnemer en/of zijn/haar wettelijke vertegenwoordigers verbinden zich ertoe ons beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens te lezen, te begrijpen en te aanvaarden, zoals uiteengezet in ons Handvest voor de bescherming van persoonsgegevens.

11.Recht op beeld

De Deelnemer en/of zijn/haar wettelijke vertegenwoordiger geeft WEP uitdrukkelijk toestemming om de afbeelding van de Deelnemer te gebruiken en/of te reproduceren voor promotionele doeleinden gedurende een periode van 7 jaar vanaf het einde van het contract indien de afbeeldingen afkomstig zijn van foto's of video's gemaakt tijdens de door WEP georganiseerde reis/verblijf.

INDIENING VAN HET ONLINE VOORINSCHRIJVINGSFORMULIER EN/OF BETALING VAN DE AANBETALING BETEKENT VOLLEDIGE AANVAARDING VAN DEZE VOORWAARDEN.

Reisverzekering (ziekte/ongeval/repatriëring/BC) is inbegrepen in de prijs voor schoolprogramma's, behalve voor Wallonië voor Belgische ingezetenen (zij kunnen geen reisverzekering afsluiten voor het nationale grondgebied) en voor Canada, waar medische repatriëring en wettelijke aansprakelijkheid niet zijn inbegrepen en onder de verantwoordelijkheid van de deelnemer vallen.

De details van de dekking worden voor het vertrek meegedeeld (volledig overzicht van de algemene voorwaarden, verzekerde bedragen, gegevens alarmcentrale, verzekeringsagent ... deze kunnen echter veranderen van jaar tot jaar). In ieder geval is de aangeboden garantie van de verzekering van WEP zeer uitgebreid en overstijgt ze het minimum dat door de overheden in de landen van bestemming aan de deelnemers wordt opgelegd.

Organisator

WEP NV
Zetel: Jetselaan 26, 1081 Brussel.
KBO-nummer: 0435.130.419
E-mail: info@wep.be
Telefoon: 02 534 53 50

WEP is een Belgische onderneming die in het bijzonder actief is in de organisatie van educatieve taalverblijven (hierna "Taalreizen" genoemd) over de hele wereld.

In overeenstemming met de Belgische wetgeving zijn wij gemachtigd om reizen te organiseren en/of aan te bieden als tussenpersoon onder licentie nr. A1912, en in die hoedanigheid dragen wij bij aan het Garantiefonds Reizen.

*Inschrijvingsformaliteiten *

Als je je wilt inschrijven voor een Taalreis, vul dan het online inschrijfformulier in en betaal een voorschot van €500, of het volledige bedrag van het verblijf als dit minder is dan €500 (betaling online, contant op ons kantoor of per bankoverschrijving). Dit bedrag wordt gebruikt om je plaats in het gekozen etablissement te bevestigen. Het wordt terugbetaald als WEP je verblijf op de gevraagde locatie en datum niet kan bevestigen. Het voorschot wordt niet terugbetaald als je besluit je inschrijving voor de gekozen Taalreis niet te voltooien.

Na je inschrijvingsaanvraag en betaling van het voorschot, stuurt WEP je een bevestiging van de opening van je inschrijvingsdossier, evenals een Prijsofferte (Basisprijs + Toeslagen en verminderd met de aanbetaling van 500 EUR) voor de gekozen Taalreis. De betaling van 30% van de basisprijs die in de offerte staat, zal je inschrijving afronden. Na ontvangst van deze betaling ontvang je een bevestiging dat je inschrijving definitief is. Vanaf dat moment wordt de taalreisovereenkomst tussen jou en WEP geacht te zijn gesloten. (Omdat bepaalde periodes van het jaar bijzonder populair kunnen zijn, bepaalde scholen erg populair zijn en visumprocedures (waar nodig) enige tijd in beslag kunnen nemen), raden we je aan om je onmiddellijk in te schrijven wanneer je hebt besloten om een Taalreis te volgen.

*Data en duur van het programma *

De duur van de Taalreis wordt voor elke formule aangegeven op de WEP-website en in de WEP-brochures. Indien nodig behoudt WEP zich het recht voor om uw vertrekdatum te vervroegen of uit te stellen als dit noodzakelijk is voor de goede organisatie van uw Taalreis of als WEP verantwoordelijk is voor de organisatie van je vervoer en de beschikbaarheid van vervoerders dit noodzakelijk maakt.

*Uiterste datum inschrijving, paspoort & visum *

Aangezien het aantal beschikbare plaatsen per Taalreis beperkt is en plaatsen worden toegewezen op basis van volgorde bij inschrijving, moet je je zo snel mogelijk inschrijven om je plaats te garanderen. WEP kan natuurlijk last-minute inschrijvingen accepteren. Of je project voor een Taalreis doorgaat, hangt echter af van het aantal beschikbare plaatsen, de deadlines voor plaatsing (die variëren naargelang de gekozen formule) en ook van de toelatingsvereisten (paspoort, visum, enz.).

Als onderdeel van je Taalreis moet je ervoor zorgen dat je een geldig identiteitsbewijs hebt voor ten minste zes maanden na afloop van je Taalreis. WEP kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor problemen in dit verband. Voor een verblijf in een land van de Europese Unie is je identiteitskaart voldoende als je staatsburger bent van een lidstaat van de Europese Unie. Voor een verblijf in een land buiten de Europese Unie heb je een paspoort nodig.

Visumregels variëren afhankelijk van het bezochte land, de verblijfsduur en het soort programma dat er wordt uitgevoerd. Zodra je inschrijving is afgerond zal WEP je gedetailleerde informatie sturen over hoe je, indien nodig, een visum kunt aanvragen.

Zorg ervoor dat er voldoende tijd zit tussen het indienen van je aanvraag en je geplande vertrekdatum, zodat je genoeg tijd hebt om de paspoort- en visumformaliteiten te vervullen zodra je aanvraag is afgerond. Een te korte aanlooptijd kan er niet alleen voor zorgen dat WEP jouw Taalreis niet kan organiseren voor de gewenste datum, maar kan er toe leiden dat je de administratieve formaliteiten niet kunt afhandelen die nodig zijn voor de reis naar, en intrede in, het land van bestemming.

Let op: als je geen staatsburger bent van een lidstaat van de Europese Unie, moet je vooraf contact opnemen met het consulaat van het land dat je wilt bezoeken om te informeren naar de inreisvereisten (paspoort en/of visum).

Zowel jij als je wettelijke vertegenwoordigers verplichten zich te voldoen aan alle gezondheids- en administratieve vereisten (vaccinaties, medische tests, visum, paspoort, verstrekken van biometrische gegevens, enz.) die worden opgelegd door de school, lokale en/of nationale autoriteiten van het (de) gastland(en), de (particuliere of openbare) scholen en/of de accommodatie, enz. om de organisatie en voltooiing van het verblijf, de toegang tot en/of het verblijf in het land en/of het onderwijs aldaar mogelijk te maken. Onder deze voorwaarden ben je naar behoren geïnformeerd en accepteer je, uitdrukkelijk en zonder voorbehoud, dat elke weigering om aan deze eisen te voldoen automatisch zal worden behandeld als een eenzijdige en vrijwillige annulering van jouw kant van de gekozen Taalreis, omdat WEP in dit geval niet in staat is om de goede organisatie van de genoemde reis te garanderen.

*Prijs van de Taalreis & Geleverde Diensten *

Tenzij anders vermeld, zijn de prijzen op onze website en in onze brochures ("De Basisprijs") exclusief de volgende toeslagen: verplichte reisverzekering - optionele annuleringsverzekering – heen- en weertransport - zakgeld (voor je vrijetijdsbesteding, reizen, schoolbenodigdheden, excursies, enz.) - schoolmaterialen - inschrijfkosten voor officiële examens (TOEFL, IELTS, DELF, enz.) - transfer van de luchthaven naar de verblijfplaats - paspoort- of visumkosten - in sommige gevallen woning en bijbehorende faciliteiten (Let op! We raden je aan om de pagina met de beschrijving van het Taalverblijf waarin je geïnteresseerd bent zorgvuldig te lezen, om onaangename verrassingen te voorkomen, waarvoor WEP niet verantwoordelijk kan worden gehouden) - eventuele huurwaarborg, als je kiest voor accommodatie in een flat of residentie - eventuele toeslagen in het geval van speciale dieetwensen of allergieën - eventuele toeslagen in het hoogseizoen ("De Toeslagen").

De Basisprijzen zijn geldig voor het hele jaar waarin je je aanvraag indient. Als accommodatie bij de Basisprijs is inbegrepen, wordt de periode (in weken) tijdens welke de woning ter beschikking is aangegeven. Wanneer de taalschool gesloten is vanwege lokale feestdagen (bijvoorbeeld tijdens de kerstperiode), zijn de woningkosten niet bij de prijs van het verblijf inbegrepen en moet er dus een toeslag worden betaald. Voor elk Taalverblijf worden de schoolperiodes en vakanties aangegeven op onze website en in onze brochures.

Als onderdeel van je online inschrijving, heb je daarom de optie om Toeslagen toe te voegen, waarvan de details en kosten afzonderlijk worden gespecificeerd, zodat je een totaalbeeld hebt van de Prijs van je Taalverblijf. De Basisprijs en de Toeslagen vormen samen de Prijs van de Taalreis, waaraan je wordt herinnerd in de prijsofferte die we je op een later tijdstip zullen toesturen.

Als onderdeel van de Taalreis die je hebt gekozen, profiteer je van de beloofde diensten, zoals beschreven op de WEP-website en in de WEP-brochures ten tijde van je inschrijving. Het indienen van je inschrijfformulier, inclusief de Basisprijs en de gekozen Toeslagen (de Basisprijs en Toeslagen vormen samen de "Prijs van de Taalreis"), heeft tot gevolg dat de prijzen van de verschillende geselecteerde diensten worden geblokkeerd).

In het geval van vertrek tijdens het jaar volgend op het jaar van je inschrijving, kunnen de beschreven diensten onderhevig zijn aan wijzigingen door de lokale Dienstverleners (wijziging, aanpassing of annulering van bepaalde diensten). In dit geval zullen we ons uiterste best doen om je gelijkwaardige diensten aan te bieden (in termen van prijs en/of geleverde diensten). In het geval dat een financiële toeslag niet kan worden vermeden, heb je de keuze om de toeslag te betalen, of af te zien van de betreffende dienst, in welk geval je wordt terugbetaald.

*Betalingsvoorwaarden van de Prijs van de Taalreis *

De betaling van het voorschot van € 500, of het volledige bedrag van de reis indien dit lager is dan € 500, dient te worden voldaan bij het indienen van de inschrijvingsaanvraag.

Binnen 15 dagen na bevestiging van de opening van het inschrijvingsdossier, word je vervolgens uitgenodigd om 30% van het bedrag van de ontvangen Prijsofferte, inclusief de Prijs van de Taalreis, over te maken om je inschrijving te voltooien.

De betaling van het resterende bedrag van de Prijs van de Taalreis moet uiterlijk 6 weken voor vertrek worden voldaan om deze te bevestigen. Als je je minder dan 6 weken voor vertrek inschrijft, moet het volledige resterende bedrag van de Prijs van de Taalreis onmiddellijk na verzending van de bevestiging van de opening van het inschrijvingsdossier worden overgemaakt. Het naleven van deze termijnen is een essentiële voorwaarde voor de uitvoering van de verplichtingen door WEP.

Bij elke storting moet het volledige en integrale verschuldigd bedrag onmiddellijk overgeschreven worden.

*Opmerking betreffende het studentenvisum: *

Als je een Taalreis maakt in het kader van een studentenvisum, vraagt WEP de betaling van de volledige Prijs van de Taalreis (Basisprijs + overeengekomen Toeslagen) vooraleer de documenten te verstrekken die nodig zijn voor het verkrijgen van het visum.

*Betreffende betalingsachterstanden: *

Bij niet-betaling van het volledige of gedeeltelijke voorschot en/of stortingen binnen 14 dagen na de verzending van een laatste herinnering door WEP, wordt de schuld, met inachtneming van de artikelen XIX.2 en XIX.4 WER, vanaf de dag na verzending van deze herinnering verhoogd met:

verwijlinteresten, berekend tegen het tarief van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, vermeerderd met acht procentpunten;

een forfaitaire vergoeding van:

• 20 euro als het verschuldigde bedrag gelijk is aan of minder is dan 150 euro;
  
• 30 euro plus 10% van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150,01 en 500 euro, als het verschuldigde bedrag tussen 150,01 en 500 euro ligt;
  
  
• 65 euro plus 5% van het verschuldigde op de schijf boven 500 euro, met een maximum van 2000 euro als het verschuldigde bedrag meer dan 500 euro bedraagt.

Dit alles laat het recht van WEP om volledige schadevergoeding te eisen onverlet.

Bij niet-betaling binnen de termijnen behoudt WEP zich ook het recht voor om de inschrijving op te schorten, het vertrek niet te bevestigen en/of de datum van het vertrek uit te stellen, waarbij de negatieve gevolgen uitsluitend voor jouw rekening zijn.

*Aansprakelijkheid *

In het kader van de Taalreizen fungeert WEP als reisbemiddelaar. De Taalreizen en/of taalcursussen worden rechtstreeks georganiseerd door dienstverleners gevestigd in het gastland (hierna "de Lokale Dienstverleners"). De Lokale Dienstverlener die je hebt gekozen wordt vermeld in de reisdocumenten die je ten minste 7 dagen voor vertrek ontvangt. WEP kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor contractuele tekortkomingen die te wijten zijn aan een falen van de Lokale Dienstverleners, de luchtvaartmaatschappij, de verzekeringsmaatschappij of omwille van een geval van overmacht, een conflict, onrust of een gebeurtenis buiten de controle van WEP. WEP is vrijgesteld van elke aansprakelijkheid met betrekking tot directe of indirecte gevolgen van oorlog, revolutie, burgerlijke of politieke onrust, rellen, stakingen, epidemieën, pandemieën, quarantaine of natuurrampen of nucleaire rampen. Wanneer dergelijke omstandigheden zich voordoen vóór het vertrek, de goede uitvoering van de reis belemmeren en/of een risico vormen voor de veiligheid en/of gezondheid van de deelnemer, is WEP niet verplicht tot enige vorm van schadevergoeding. De foto's of getuigenissen in de brochure, op de website of in andere documenten zijn louter informatief en hebben derhalve geen contractuele waarde. WEP kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor een weigering van een visum door de autoriteiten van het gastland. Getuigenissen, foto's en andere documenten, in welke vorm dan ook, die betrekking hebben op jou en worden vermeld of gepresenteerd in het kader van je Taalreis of de organisatie daarvan, kunnen voor promotiedoeleinden worden gebruikt, ongeacht de vorm of het gebruikte medium voor dergelijke acties.

Toezicht

Als je minderjarig bent tijdens je Taalreis, zorgt de gekozen Lokale Dienstverlener (lokale contactpersoon/de taalschool die partner is van WEP) voor begeleiding en ondersteuning tijdens de lessen, activiteiten, sporten of excursies die rechtstreeks door hen worden georganiseerd. WEP en/of de Lokale Dienstverlener garanderen echter geen begeleiding of ondersteuning tijdens je vrije tijd, zoals na de lessen, tijdens excursies of activiteiten buiten de faciliteiten van de Lokale Dienstverlener en/of tijdens verplaatsingen tussen je accommodatie en je verblijfplaats. Het is dus mogelijk dat je tijdens deze momenten niet onder toezicht van een volwassene staat. Voor optimale begeleiding raadt WEP jou en je wettelijke voogd aan om te kiezen voor de formules die hiervoor geschikt zijn en als zodanig zijn aangegeven.

Houd er rekening mee dat sommige partnerscholen voor volwassenen soms deelnemers jonger dan 18 jaar accepteren, mits zij een specifiek toestemmingsformulier ondertekend door hun wettelijke vertegenwoordigers indienen.

Voor programma's zoals Jobs, Stages en Vrijwilligerswerk zijn de deelnemers volwassenen of worden ze als zodanig beschouwd (minderjarigen met toestemming van hun wettelijke vertegenwoordigers), en zijn ze dus zelfstandig en verantwoordelijk. Ze moeten zich echter houden aan de lokale regels (vereniging, lokale partner...).

Tarieven

De tarieven die op de WEP-website worden vermeld, zijn uitsluitend van toepassing op burgers van de lidstaten van de Europese Unie. De tarieven kunnen op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving door WEP worden gewijzigd. De Prijs van jouw Taalreis wordt dus bepaald op basis van de tarieven die op de site staan op het moment van je online voorinschrijving. De WEP-tarieven zijn gebaseerd op de volgende economische factoren: transportkosten, met name brandstofkosten, heffingen en belastingen met betrekking tot de aangeboden diensten zoals landings- en veiligheidskosten, instap- en uitstapkosten in havens en luchthavens, en diensten (zoals, maar niet beperkt tot: plaatsing, huisvesting, ondersteuning, transfers, scholing, verzekeringen) geleverd door lokale dienstverleners. Zodra je inschrijving is bevestigd, is de prijs gegarandeerd (voor een vertrek in hetzelfde kalenderjaar). WEP-globalisering toe, wat betekent dat middelen en kosten worden samengevoegd om de prijs te bepalen. Dit resulteert in dezelfde financiële bijdrage voor alle deelnemers met dezelfde bestemming en hetzelfde programma, ongeacht de werkelijke individuele kosten (met uitzondering van verschillen in wisselkoersen op het moment van reservering).

WEP behoudt zich het recht voor om het juiste tarief toe te passen of een reservering eenzijdig te annuleren als blijkt dat de gehanteerde prijzen en/of de beschrijving van de Taalreis en/of de eventueel gerelateerde opties onjuist waren op het moment van inschrijving, als gevolg van een technische storing of menselijke fout.

Wijzigingen

Wijzigingen door de Deelnemer: elke wijziging van je Taalreis vóór vertrek is alleen mogelijk met toestemming van WEP en kan in geen geval leiden tot enige terugbetaling. Elke onderbreking van de Taalreis, om welke reden dan ook, en/of elke afstand van bepaalde diensten die zijn inbegrepen in de totale Prijs van de Taalreis, zullen niet worden terugbetaald of vergoed door WEP. In geval van een vroegtijdige terugkeer zijn de kosten van terugkeer en eventuele begeleiding volledig voor jouw rekening.

Let op: je verzekering tegen annulering kan na afsluiting niet meer worden gewijzigd. Een annuleringsverzekering die is afgesloten (op het moment van online reservering of later) kan in geen geval worden verwijderd of gewijzigd. De verzekeringspremie blijft hoe dan ook verschuldigd. Zorg er dus voor dat je, voordat je de verzekering afsluit, zeker weet dat je deze optionele verzekering echt nodig hebt.

Wijziging door WEP: vóór vertrek: als er vóór jouw vertrek een onvoorziene gebeurtenis plaatsvindt buiten de controle van WEP en deze gebeurtenis WEP dwingt om jouw verblijf of enkele van de belangrijkste overeengekomen diensten te wijzigen, zal WEP je hiervan zo snel mogelijk op de hoogte stellen. In dat geval heb je de mogelijkheid om de voorgestelde wijzigingen te accepteren of het contract te annuleren. In dat geval heb je twee (2) werkdagen na de kennisgeving om WEP op de hoogte te stellen van je beslissing. Stilte van jouw kant kan worden beschouwd als instemming met de voorgestelde wijzigingen. Na vertrek: wanneer na het vertrek, één van de essentiële onderdelen van het contract niet kan worden uitgevoerd, zal WEP proberen je een gelijkwaardige oplossing te bieden, zonder extra kosten.

*Annulering/ Beëindiging van de Taalreisovereenkomst *

Als jij of je ouders besluiten om af te zien van je Taalreis, is een forfaitaire en onherroepelijke annuleringsvergoeding verschuldigd aan WEP. Deze bedraagt 25% van de Prijs van de geselecteerde Taalreis bij annulering meer dan 6 maanden voor vertrek, 50% van de totale Prijs bij annulering tussen 6 en 3 maanden voor vertrek, 75% van de totale Prijs bij annulering tussen 3 maanden en vijftien (15) dagen voor vertrek, en 100% van de totale Prijs bij annulering minder dan vijftien (15) dagen voor vertrek. WEP is in ieder geval gerechtigd deze vergoedingen te verrekenen met de door haar reeds ontvangen bedragen, die als gevolg hiervan door WEP als schadevergoeding aanzien worden. Om je te beschermen in geval van annulering, biedt WEP je de mogelijkheid om de WEP Annuleringsgarantie af te sluiten (zie details hierboven). Voor de kosten van deze Garantie, raadpleeg je de offerte-/reserveringsmodule. Na je vertrek worden er geen bedragen terugbetaald in geval van onderbreking van de Taalreis, ongeacht de reden. In geval van beëindiging van de Taalreisovereenkomst door WEP na bevestiging van je inschrijving, verbindt WEP zich ertoe je volledig te vergoeden voor je materiële schade (uitsluitend) als gevolg van deze beëindiging.

Als je de WEP Annuleringsgarantie afsluit, dekt deze (binnen de voorwaarden van de verzekeringspolis) de Prijs van de Taalreis, zoals deze was gereserveerd op het moment van het afsluiten van de garantie. Als de heen- en terugreis een integraal onderdeel zijn van de gereserveerde Taalreis, wordt deze gedekt door de annuleringsgarantie, net zoals de overige diensten die deel uitmaken van de Taalreis zelf (inclusief Toeslagen). Eventuele aanvullende diensten die je hebt geboekt en die niet zijn opgenomen in de Prijs van de Taalreis, worden niet gedekt door de WEP Annuleringsgarantie. In dat geval kun je een aanvullende annuleringsverzekering afsluiten voor deze extra diensten. Bijvoorbeeld, als de prijs van je vervoersbewijs niet is opgenomen in de prijs van de Taalreis en je deze boekt via een ander reisbureau, moet de annuleringsverzekering voor dat vervoersbewijs worden afgesloten bij dat andere bureau.

Wanneer de uitvoering of voortzetting van de Taalreis feitelijk en redelijkerwijs onmogelijk wordt (de onmogelijkheid hoeft niet absoluut te zijn), bijvoorbeeld om de volgende redenen: verslechtering van de sanitaire omstandigheden, epidemie, pandemie, lockdown, negatief reisadvies of reisverbod door het ministerie van Buitenlandse Zaken, oorlog, revolutie, natuurrampen, arrestatie van de student… (niet-exhaustieve lijst), zonder dat de oorzaak van deze onmogelijkheid ons kan worden aangerekend, kan de Taalreis wegens Overmacht worden beëindigd. In dat geval kunnen wij niet aansprakelijk worden gesteld voor het niet-nakomen van onze verplichtingen als gevolg van deze overmacht. De prijs van de Taalreis wordt in dat geval niet terugbetaald.

*WEP Annuleringsgarantie *

Het is mogelijk en aanbevolen om bij inschrijving de "WEP Annuleringsgarantie" af te sluiten, die de annuleringskosten van de Taalreis dekt in de hieronder genoemde gevallen. De prijs van de "WEP Annuleringsgarantie" bedraagt 6% van de gekozen Taalreis. De WEP Annuleringsgarantie maakt deel uit van de Toeslagen die je kunt selecteren bij je inschrijving. Het bedrag zal worden toegevoegd aan de 30% aanbetaling, na ontvangst van de Prijsofferte. De WEP Annuleringsgarantie wordt pas als geldig beschouwd vanaf het moment dat de volledige aanbetaling van 30% en de verzekeringskosten zijn voldaan. Zo niet, dan kun je er geen beroep op doen. De WEP Annuleringsgarantie stelt je in staat om de Taalreis zonder boete te annuleren (behalve voor de kosten van de garantie zelf) tot het moment van vertrek voor de onderstaande redenen, die moeten worden gedocumenteerd met een medisch certificaat of passend schooldocument dat samen met het annuleringsverzoek wordt ingediend. De WEP Annuleringsgarantie biedt je de mogelijkheid het contract te annuleren in de volgende gevallen:

Overlijden van de deelnemer of een naast familielid (ouders, broers, zussen).

Ernstige gezondheidsproblemen van de deelnemer of een naast familielid (ouders, broers, zussen). Het gezondheidsprobleem moet schriftelijk worden meegedeeld door de deelnemer of zijn/haar ouders. De deelnemer moet binnen 24 uur de juiste medische/gezondheidsinformatie aan WEP verstrekken die de medische situatie aantoont.

Onmogelijkheid om aan het programma deel te nemen vanwege het zittenblijven, als dit het uitvoeren of uitstellen van het programma verhindert, of wanneer slechte resultaten bij een verplichte schooltoets de deelnemer verplicht tot herkansingen. Het verzoek moet worden vergezeld van de schoolresultaten en een officiële verklaring van de school die bevestigt dat deelname aan de Taalreis onmogelijk is.

Onmogelijkheid om aan het programma deel te nemen door afwijzing van het project door de oorspronkelijke school (voor projecten tijdens de middelbare school). Een officiële schriftelijke verklaring van de school moet ons uiterlijk vier maanden voor vertrek worden toegezonden.

Verplichte quarantaine na diagnose van Covid-19 en het onvermogen van WEP om het verblijf binnen 21 dagen na de quarantaine te verplaatsen.

Diefstal van de identiteitsdocumenten van de deelnemer die nodig zijn voor de reis, binnen 72 uur voor vertrek, vergezeld van een politierapport, waaruit blijkt dat het materieel onmogelijk is om deze documenten vóór het vertrek opnieuw aan te vragen/te vervangen en tot 15 dagen na de geplande vertrekdatum.

Gedocumenteerde onmogelijkheid voor de deelnemer om de vertreklocatie te bereiken door ernstige natuurrampen.

Uitgesloten van de dekking van de WEP Annuleringsgarantie zijn annuleringen en/of wijzigingen die direct of indirect worden veroorzaakt door niet objectief te documenteren oorzaken of die voortvloeien uit een mentale aandoening, evenals alles wat niet uitdrukkelijk is vermeld in bovenstaande punten.

Als de voorwaarden voor de toepassing van de WEP Annuleringsgarantie niet worden vervuld en/of de door jou aangevoerde redenen niet ontvankelijk zijn, wordt het artikel "Annulering door de deelnemer vóór vertrek" van de Algemene Voorwaarden van WEP toegepast voor de berekening van de in rekening gebrachte annuleringskosten.

Als alternatief voor de WEP Annuleringsgarantie kun je ook een optionele verzekering afsluiten bij "Protections SRL", die de annuleringskosten van de Taalreis dekt voor objectief gedocumenteerde en onvoorziene oorzaken of gebeurtenissen die zich voordoen op het moment van de inschrijving en jou of een familielid treffen. Vraag voor meer details een WEP-advisor of raadpleeg de annuleringsverzekering online.

Reisverzekering

Je bent verplicht een reisverzekering te onderschrijven die op voldoende wijze je medische kosten, een eventueel medisch repatriëring en je aansprakelijkheid dekt. Als je niet over een dergelijke verzekering beschikt, kan WEP je een volledige verzekering aanbieden die ziekte, ongevallen, ziekenhuisopnames, repatriëring, verlies, diefstal of schade aan bagage, aansprakelijkheid... dekt. Er is ook een uitgebreidere reisverzekering beschikbaar.

Bekijk de voorwaarden van deze twee verzekeringen in de sectie "taalreizen" onder de rubriek "voorwaarden reis- en annuleringsverzekering" en raadpleeg de tarieven in het offerte-/boekingsmodule.

Belangrijk:

De verzekering moet worden afgesloten en de premie betaald vóór vertrek.

Verzekeringspremies worden niet terugbetaald, zelfs niet bij annulering of vroegtijdige terugkeer.

Als je ervoor kiest om in Australië te verblijven met een studentenvisum, ben je verplicht de Australische ziektekostenverzekering "Overseas Student Health Cover" af te sluiten. Dit is verplicht door de Australische overheid. De kosten hiervan variëren afhankelijk van de duur van je verblijf in Australië (kosten voor één jaar: ongeveer 594 AUD) en kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd.

*Geen herroepingsrecht *

In overeenstemming met artikel VI.73, 12° CDE, wijst WEP je er uitdrukkelijk op dat je GEEN recht hebt op een bedenktijd van 14 dagen om het buiten de vestiging afgesloten contract tussen jou en WEP te herroepen.

Diversen

Je geeft ons uitdrukkelijk toestemming om contact op te nemen en te communiceren (naar ons goeddunken) met je ouders/voogd of, als je meerderjarig bent, met de personen die je ons hebt doorgegeven als contactpersonen in noodgevallen, ook al zijn zij geen contractanten van WEP. Dit geldt voor alle zaken die het goede verloop van de Taalreis kunnen beïnvloeden, zowel voor, tijdens als na de uitvoering van de reis.

In geval van late aankomst in het gastland of afwezigheid tijdens de Taalreis, om welke reden dan ook, wordt er geen terugbetaling verleend.

Als je in het kader van je Taalreis gebruikmaakt van een vervoersbewijs om naar je gastland te reizen, ga je ermee akkoord dat: a) de algemene en bijzondere voorwaarden van het vervoersbedrijf van toepassing zijn op je reis; b) je verplicht bent alle trajecten (legs) te gebruiken die zijn opgenomen in je vervoersbewijs, ongeacht het vervoermiddel dat voor elk traject is gepland (bijvoorbeeld een overstap met de trein of bus), en het volledige reisschema van de vervoerder te volgen. Indien niet, loop je het risico op een "no show" en dus annulering van je vervoersbewijs door de maatschappij; c) de gebruiksvoorwaarden van het vervoersbewijs (geldigheidsduur, mogelijkheid om de vertrek- of retourdatum te wijzigen, mogelijkheid tot terugbetaling, mogelijkheid tot upgrade, mogelijkheid tot tussenstop, enz.) variëren afhankelijk van het tarief en de boekingsklasse van het ticket; d) de maximale geldigheidsduur van een vervoersbewijs nooit meer dan 1 jaar kan bedragen. De terugreis (aankomst op het oorspronkelijke vertrekpunt) moet uiterlijk 1 jaar na de eerste gebruiksdatum van het ticket plaatsvinden, als deze binnen het jaar van de uitgiftedatum ligt (anders geldt 1 jaar vanaf de uitgiftedatum, niet vanaf de eerste gebruiksdatum).

*Reizen zijn nooit begeleid, tenzij anders aangegeven. *

Duur van de lessen/aantal lessen: het aantal lessen wordt uitgedrukt in lesunits, onafhankelijk van de duur ervan. Raadpleeg elke beschrijvingspagina van de scholen om de duur van een les te kennen. Deze kan variëren van 45 tot 60 minuten, afhankelijk van de school. De duur en het aantal lessen zoals vermeld op de beschrijvingspagina’s van de scholen worden gegarandeerd zolang er minstens 5 studenten in de klas zijn. Als dit niet het geval is, behouden de scholen zich het recht voor om het aantal en de duur van de lessen aan te passen.

Visum/reisadvies: WEP informeert je over de verschillende visumvoorschriften voor de gekozen bestemming. Het is echter mogelijk dat de autoriteiten van het bezochte land de toelatingsregels tussentijds wijzigen. Je bent dus zelf verantwoordelijk voor het controleren van de geldigheid van de procedure bij het consulaat van het bezochte land. Het wordt ook sterk aangeraden om het reisadvies van het Ministerie van Buitenlandse Zaken te volgen.

Leermateriaal: het leermateriaal is niet inbegrepen in de prijs van de Taalreis, tenzij anders vermeld op onze website of in onze brochures, evenals in de Prijsofferte. Leermateriaal omvat onder andere schoolbenodigdheden, woordenboeken, enz.

Woning: in het geval van een accommodatie "met eigen badkamer", is er slechts één badkamer per kamer, ook als de kamer gedeeld wordt.

*Verblijf bij een gastgezin: *

Het organiseren van een Taalreis met verblijf bij een gastgezin vergt de nodige voorbereiding van zowel WEP en de Lokale Aanbieders als van jou. Veel factoren moeten in overweging worden genomen, zoals strafbladcontrole, late beslissingen van gezinnen om deel te nemen, en het profiel van de student dat gezinnen willen ontvangen. De gastgezinnen kunnen worden betaald, ondersteuning krijgen om de kosten te dekken, of volledig vrijwillig zijn. Deze processen nemen tijd in beslag. Afhankelijk van het moment van je aanmelding en de nabijheid van de vertrekdatum kan het zijn dat je de informatie over je gastgezin pas enkele dagen voor vertrek ontvangt. In sommige gevallen, als het definitieve gastgezin nog niet geregeld is vóór je vertrek, wordt er tijdelijk een gastgezin georganiseerd totdat de definitieve familie is bevestigd. Gastgezinnen kunnen meerdere studenten tegelijk ontvangen. Hoewel onze lokale partners hun best doen om te voorkomen dat studenten van dezelfde nationaliteit/moedertaal in hetzelfde gezin worden geplaatst, kan dit niet worden gegarandeerd. Het is ook mogelijk dat het geselecteerde gastgezin je niet gedurende de volledige Taalreis kan ontvangen, waardoor je tijdens de reis in meerdere gezinnen verblijft. Verblijf bij een gastgezin heeft een sterk educatief karakter: als je voor deze optie kiest, moet je flexibel zijn en mogelijke veranderingen van gezin zien als kansen om nog meer aspecten van de lokale cultuur te ontdekken. De menselijke factor staat centraal in een gastgezinervaring. Het is duidelijk dat de voorzieningen van een gastgezin niet te vergelijken zijn met die van een hotelkamer.

Voor een "Junior" Taalreis met verblijf bij een gastgezin, moet je in staat zijn om zelfstandig naar school te gaan, te voet of met het openbaar vervoer.

In het geval van een verblijf bij een gastgezin, kan de term "familie", "gastgezin" of "woning" verwijzen naar: een gezin met twee ouders, een eenoudergezin, een samengesteld gezin, gastheren van verschillende leeftijden, met of zonder kinderen. Er wordt geen onderscheid gemaakt naar ras, religie, seksuele geaardheid, etnische, culturele, sociale of economische achtergrond, noch fysieke kenmerken.

Onze communicatie met jou vindt plaats in de taal waarin het contract voor de Taalreis is afgesloten. Gezien het internationale karakter van de aangeboden reizen (met uitzondering van andere taalgemeenschappen in het land), kunnen wij of onze lokale vertegenwoordigers je echter documenten sturen en laten ondertekenen in een andere taal zonder dat er een officiële vertaling in de contracttaal beschikbaar is. Deze documenten zijn niet afkomstig van ons, maar kunnen nodig zijn voor het goede verloop of de organisatie van de Taalreis en worden meestal vereist door derden (scholen, buitenlandse partners, lokale autoriteiten…). Het is dus mogelijk dat je in bepaalde omstandigheden zelf voor een vertaling van de niet-vertaalde documenten moet zorgen. Wij kunnen hiervoor helaas niet verantwoordelijk worden gehouden.

Sommige luchtvaartmaatschappijen staan minderjarigen niet toe om alleen te reizen. We raden jou en je ouders daarom aan om de vluchtvoorwaarden bij de luchtvaartmaatschappij te controleren als het vliegticket niet door ons is gereserveerd.

De lestijden zijn slechts ter indicatie. Scholen kunnen deze aanpassen op basis van hun behoeften en/of verplichtingen (hoog-/laagseizoen, aantal studenten, enz.).

Scholen zijn gestructureerd op basis van een kalenderjaar. Het is mogelijk dat de school aan het begin van elk kalenderjaar wijzigingen aanbrengt in de lessen (inhoud, rooster, niveau...). In dat geval kan je programma tijdens de Taalreis worden gewijzigd als deze over twee jaren loopt. Als de talenschool gesloten is vanwege een feestdag of wettelijke vakantie, worden er geen lessen gegeven. Er is in dat geval geen financiële compensatie voorzien door WEP of de Lokale Dienstverleners.

In geval van een crisis die mogelijk een ernstige impact heeft op het land van bestemming of reizen in het algemeen (gezondheidscrisis, risico's op onlusten…), houden wij je regelmatig op de hoogte van uitzonderlijke omstandigheden die je reis kunnen beïnvloeden, en van de situatie op je bestemming. Je kunt ook het reisadvies van de FOD Buitenlandse Zaken raadplegen (https://diplomatie.belgium.be/nl). Als je besluit te vertrekken, verklaar je volledig op de hoogte te zijn van de risico's die reizen in het algemeen met zich meebrengt, zeker in deze periode, en dat de vermelde situatie je reis kan beïnvloeden. Desondanks kies je er bewust voor om te vertrekken.

Opmerking met betrekking tot de extra kosten in verband met gezondheidsvoorschriften: alle kosten die voortvloeien uit een gezondheidsverplichting, zoals (maar niet beperkt tot deze voorbeelden) een quarantaine (inclusief accommodatie, maaltijden, transfer... of dit nu een zelfgekozen accommodatie is of niet), een PCR-test voor vertrek of na aankomst, een antigeentest voor vertrek of na aankomst, een vaccin of een herhalingsvaccin, een medische controle, het verkrijgen van een certificaat van welke aard dan ook, enz. zijn voor jouw rekening. Noch WEP, noch de Lokale Dienstverleners kunnen verantwoordelijk worden gehouden voor dergelijke kosten, waarvan de oorzaak buiten hun controle ligt.

Als een bepaling (geheel of gedeeltelijk) van deze algemene voorwaarden of de toepassing ervan op een partij of omstandigheid ongeldig of niet-afdwingbaar wordt, zal de rest van de bepaling of de toepassing ervan en, in het algemeen, de algemene voorwaarden van WEP niet worden aangetast en zullen deze in de ruimst mogelijke mate worden toegepast zoals toegestaan door de wet.

Bij het indienen van je inschrijvingsaanvraag via internet worden deze algemene voorwaarden voor de eerste keer aan je meegedeeld en word je verzocht deze door te nemen en goed te keuren door het desbetreffende vakje aan te vinken. Voor zover de inschrijvingsaanvraag vergezeld gaat van de betaling van het eerste voorschot van 500 EUR, ontvang je vervolgens van ons de Prijsofferte, waaraan deze algemene voorwaarden opnieuw zijn gehecht. De betaling van de aanbetaling van 30% van de prijs van de Taalreis bevestigt dat je kennis hebt genomen van, en volledig instemt met, deze algemene voorwaarden.

Geschillen

In geval van een probleem of klacht moeten jij en je ouders onmiddellijk, en met prioriteit, je lokale contactpersoon in het land van bestemming op de hoogte stellen zodra het probleem zich voordoet. Indien er geen oplossing of interventie binnen 48 uur na de melding van het probleem of de klacht komt, moeten jij en/of je ouders onmiddellijk WEP op de hoogte brengen, per e-mail of per post, zodat WEP alles in het werk kan stellen om zo snel mogelijk een oplossing te vinden binnen hun mogelijkheden. Alle klachten die na je terugkeer worden ingediend, kunnen alleen in aanmerking worden genomen als kan worden bewezen dat WEP tijdens de Taalreis op de hoogte is gesteld van een eventuele tekortkoming en de kans heeft gehad om in te grijpen en het probleem te verhelpen. Alle klachten moeten worden ingediend per aangetekende brief met ontvangstbevestiging, gericht aan het hoofdkantoor van WEP, binnen drie (3) kalendermaanden na afloop van de Taalreis.

In geval van een geschil zijn alleen de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd.

Belangrijke opmerking met betrekking tot de overdracht van informatie en documenten door WEP: Het is jouw verantwoordelijkheid om aan WEP een geldig en regelmatig gecontroleerd e-mailadres te verstrekken (door jou en/of je wettelijke voogd als je minderjarig bent), omdat veel documenten en informatie (die geen origineel formaat vereisen) via e-mail aan je zullen worden verzonden. Enkel communicatie per post of per e-mail is rechtsgeldig. Communicatie via sociale netwerken, chat of berichtenservices is informeel en niet-bindend.

*Bescherming van de privacy *

Jij en/of je wettelijke voogd verplichten je om ons beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens te lezen, te begrijpen en te accepteren, zoals opgenomen in ons Handvest voor de bescherming van persoonsgegevens.

Beeldrecht

Jij en/of je wettelijke voogd geven WEP uitdrukkelijk toestemming om het beeld van de Deelnemer te gebruiken en/of te reproduceren voor promotionele doeleinden gedurende een periode van 7 jaar na het einde van het contract, wanneer de beelden afkomstig zijn van foto's of video's die zijn gemaakt tijdens de georganiseerde reis/verblijf.

Inschrijvingsformaliteiten

Om je voor één van onze programma's in te schrijven, volstaat het om je online in te schrijven (aangezien sommige bestemmingen zeer populair zijn, wordt het aangeraden om zo snel mogelijk in te schrijven) en het voorschot van 500 € te betalen (betaling online, via overschrijving op onze rekening of cash op ons kantoor). Met dit voorschot kunnen wij een plaats boeken voor het door jou gekozen programma. Het wordt niet terugbetaald als je besluit om uiteindelijk niet deel te nemen. Als WEP niet in staat is om het programma te reserveren voor het door jou gekozen verblijf en op de gevraagde data, dan wordt het voorschot integraal terugbetaald.

Inschrijvingstermijnen, paspoort & visum

Schrijf je zo snel mogelijk in om zeker te zijn van je plaats. WEP kan laattijdige inschrijvingen aanvaarden, maar de mogelijkheden hangen in dat geval af van het aantal nog beschikbare plaatsen, de plaatsingstermijnen (variëren naargelang de gekozen formule) maar ook van de toegangsvereisten van de gekozen bestemming (paspoort, visum …).

Voor een verblijf in een lidstaat van de Europese Unie volstaat je identiteitskaart als je zelf de nationaliteit van een Europese lidstaat hebt. Voor verblijven buiten de Europese Unie heb je een internationaal paspoort nodig.

De visumregels verschillen van land tot land en zijn afhankelijk van de duur en het type van het programma. Na de bevestiging van je reservatie bezorgt WEP je alle nodige informatie over de procedure voor de visumaanvraag, indien nodig.

Hou bij je inschrijving en vertrekdatum dus rekening met een voldoende lange termijn om alle formaliteiten te regelen. De formaliteiten om een paspoort of een visum te bekomen, kunnen verschillende weken in beslag nemen. Als de inschrijvingstermijn te kort is, is het mogelijk dat WEP je reservatie niet kan bevestigen.

Opgelet: Als je niet de nationaliteit van een lidstaat van de EU hebt, moet je zelf inlichtingen inwinnen bij het consulaat van het land dat je wil bezoeken voor de modaliteiten van het paspoort en/of visum.

De wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer verbinden zich ertoe te voldoen aan alle gezondheids- en administratieve verplichtingen (vaccinaties, medische tests, visum, paspoort, biometrische gegevens ...) die worden opgelegd door de school, de lokale en/of nationale autoriteiten van het (de) gastland(en), de (privé- of openbare) scholen en/of de accommodatie om de organisatie en de realisatie van het verblijf, de binnenkomst en/of het verblijf op het grondgebied en/of de schoolopleiding ter plaatse mogelijk te maken. In geval van weigering om aan deze vereisten te voldoen, begrijpen de wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer dat WEP het verblijf mogelijks niet zal kunnen organiseren. Deze weigering zal derhalve worden beschouwd als een eenzijdige en vrijwillige annulering van het programma door de wettelijke vertegenwoordigers en de deelnemer.

Prijs van het programma & geleverde prestaties

Behalve indien anders vermeld, omvat de prijs niet: een verplichte medische verzekering • een facultatieve annuleringsverzekering • vervoer heen/terug • zakgeld (voor ontspanning, verplaatsingen, kleine schoolbenodigdheden, uitstappen ...) • didactisch materiaal • inschrijvingsgeld voor officiële taalexamens als TOEFL, IELTS, DELF ... • transfer van de luchthaven naar de verblijfplaats • paspoort- en visumkosten • in bepaalde gevallen het logement, het is dus heel belangrijk dat je aandachtig de beschrijving van het programma dat je interesseert, nakijkt • de eventuele waarborg voor de optie logement in een appartement of residentie (indien van toepassing) • eventueel supplement in geval van een bepaald dieet of een allergie • toeslagen in het hoogseizoen.

De prijzen zijn geldig voor een vertrek in hetzelfde jaar als het jaar waarin je je inschrijft. Indien kosten voor logement in de prijs inbegrepen zijn, dan is dit voor de vermelde duur. Indien de talenschool haar deuren sluit wegens feestdagen (bv. periode van Kerstmis en Nieuwjaar) tijdens je verblijf (voor programma’s met taallessen), dan is het logement niet inbegrepen.

De geleverde prestaties zijn degene die inbegrepen zijn in de Taalreis van de deelnemers en die staan beschreven op onze website, voor een vertrek in het lopende jaar. In geval van een vertrek het jaar nadien of later, kunnen de beschreven prestaties onderhevig zijn aan wijzigingen.

Betalingsmodaliteiten

De reservering gebeurt na de validatie van de online inschrijving en het dossier (indien van toepassing). Een forfaitair voorschot van 500 € of het totale bedrag van het verblijf als dat minder is dan 500 € moet betaald worden bij inschrijving. Binnen 15 dagen na ontvangst van onze schriftelijke bevestiging moet de deelnemer 30% van het overige saldo regelen als de kostprijs van het programma meer dan 1.000 € bedraagt of 100% als de kostprijs van het programma minder dan 1.000 € bedraagt. De eindbetaling van alle vereiste bedragen (met inbegrip van eventuele supplementen zoals het vervoer H/T, de reis- en annuleringsverzekering, transfers ...) moet ten laatste worden uitgevoerd 6 weken voor vertrek. Indien een deelnemer zich inschrijft binnen een termijn van minder dan 6 weken, dan moet hij/zij onmiddellijk het overige vereiste saldo regelen na verzending van zijn reserveringsbevestiging. Het naleven van deze vervaldata is een absolute voorwaarde voor WEP om zijn verplichtingen na te komen.

Elke betaling moet uitgevoerd worden ten laatste op de vervaldag. Elke betalingsachterstand of ontbrekende betaling van een deel of het geheel van de voorschotten of betalingen heeft van rechtswege en zonder ingebrekestelling tot gevolg dat: a) Een forfaitaire verhoging van 15% van het verschuldigd bedrag verschuldigd is, ten titel van strafbeding, en zonder dat dit bedrag lager kan zijn dan 100 €. b) Moratoire intresten ter hoogte van 12% per jaar beginnen te lopen. Dit beding doet geen afbreuk aan het recht voor WEP om de vergoeding van haar volledige schade te vorderen.

In geval van niet-betaling binnen de vastgestelde termijn behoudt WEP zich bovendien het recht voor om het programma te schorsen, waarbij alle kosten hieraan verbonden ten laste van de deelnemer of contractant zijn.

Data en duur van het programma

De duur en de vertrekdata van de programma's staan vermeld bij elke formule. WEP heeft het recht je vertrek te organiseren voor of na de voorziene datum, indien dit nodig zou zijn voor de goede organisatie van je verblijf of volgens de beschikbare plaatsen bij de vliegtuigmaatschappijen.

Organisatie/Verantwoordelijke

WEP nv, maatschappelijke zetel: Jetselaan 26, 1081 Brussel. Overeenkomstig de wet hebben wij het recht reizen te organiseren of voor te stellen als tussenpersoon onder de licentie nr. A1912. Overeenkomstig de wettelijke verplichtingen dragen wij bij aan het Garantiefonds Reizen. De verblijven en/of lessen worden georganiseerd door plaatselijke organisatoren. De gegevens van de organisator van het door de deelnemer gekozen programma worden meegedeeld op de plaatsingsfiche die de deelnemer in de week voor vertrek zal ontvangen. WEP kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor de onmogelijkheid aan zijn contractuele verplichtingen te voldoen als gevolg van gebreken van de organisatie in het gastland, vliegtuigmaatschappijen, verzekeringsmaatschappijen of omwille van overmacht, conflicten, onrust of gebeurtenissen waarover WEP geen enkele controle heeft. WEP is vrijgesteld van elke vorm van verantwoordelijkheid die voortvloeit uit de directe of indirecte gevolgen van een oorlog, revolutie, burgerlijke of politieke onrust, oproer, staking, epidemie, pandemie, quarantaine en nucleaire of natuurlijke catastrofes. Indien dergelijke omstandigheden zich reeds voordoen voor vertrek en het goede verloop van het verblijf van de deelnemer in gevaar brengen en/of een risico vormen om de veiligheid en/of de gezondheid van de deelnemer te waarborgen, kan WEP niet aansprakelijk worden gesteld voor enige vorm van schadevergoeding. De foto’s of getuigenissen in de brochure, op de website of op andere documenten, zijn niet contractueel. WEP is niet verantwoordelijk voor de weigering van het uitreiken van een visum door de autoriteiten van het gastland. Getuigenissen, foto’s en andere documenten van een student, ongeacht de vorm of het soort media, die zijn verblijf of de organisatie van zijn verblijf vermeldt of weergeeft, mogen door WEP voor publicitaire doeleinden aangewend worden, ongeacht de vorm of media van deze acties.

Begeleiding

In het kader van de taalreizen voor minderjarigen verzekert de plaatselijke correspondent of de partnerschool van WEP een begeleiding en opvolging van de deelnemers voor wat betreft de lessen, de activiteiten, de sportbeoefening of de uitstappen die door de lokale correspondent of talenschool zelf georganiseerd worden. WEP, noch de lokale partner, kan een opvolging of begeleiding garanderen tijdens vrije momenten die na de lessen, tijdens de uitstappen of buiten de infrastructuur van de lokale partner plaatsvinden en evenmin wanneer de deelnemer op weg is van de plaats van logement naar de plaats van de lessen en/of activiteiten. De deelnemer en/of zijn wettelijke voogd erkent dat hij op de hoogte is van deze mogelijkheid dat de deelnemer niet begeleid is door een volwassene op die momenten.

Opgelet:

Sommige van onze partnerscholen voor volwassenen laten deelnemers jonger dan 18 jaar toe, op voorwaarde dat ze een specifieke toelating bij zich hebben die door hun wettelijke vertegenwoordigers is ondertekend. Voor een meer omkaderd programma, gelieve de hiertoe aangeduide formules te consulteren.

Tarieven

- De tarieven gelden enkel en alleen voor deelnemers met de nationaliteit van een EU-lidstaat.Tarieven kunnen zonder kennisgeving worden gewijzigd. Enkel de tarieven op de website www.wep.be op het moment van een online voorinschrijving of op de avond vooraf in het geval van een voorinschrijving per fax of per post met poststempel als bewijs, zijn de geldige tarieven. De WEP tarieven werden bepaald op basis van de volgende economische gegevens: transportkosten, met name met betrekking tot brandstofkosten, kosten en taksen met betrekking tot voorzieningen, zoals landingsrechten en veiligheid, in-en ontschepen in havens en luchthavens maar ook diensten (bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot: plaatsing, logement, bijstand, transfers, onderwijs, verzekeringen) die door lokale aanbieders geleverd worden in vreemde valuta. Zodra de inschrijving gevalideerd is, staat het tarief gegarandeerd vast (voor een vertrek in datzelfde jaar). WEP past het principe van repartitie toe, dat wil zeggen een bundeling van middelen en bestedingen. Hierdoor is de gevraagde bijdrage dezelfde voor alle deelnemers van dezelfde bestemming en hetzelfde programma, ongeacht de werkelijke individuele kosten; bijgevolg zal in geval van een tariefverhoging voor een van de hierboven genoemde redenen, de aanpassing hetzelfde zijn voor alle deelnemers van dezelfde bestemming en hetzelfde programma.
- WEP behoudt zich het recht voor om het correcte tarief toe te passen of een reservatie eenzijdig te annuleren als blijkt dat de prijs en/of de beschrijving van het (de) programma('s) en/of eventuele optie(s) fout stonden vermeld op de website tengevolge van een technische of menselijke fout.

Opgelet: de scholen functioneren volgens een vastgesteld kalenderjaar. Het is dus mogelijk dat op het begin van een nieuw kalenderjaar de lessen wijzigen (inhoud, uurrooster, niveau …). In het geval dat je programma plaats heeft tijdens de overgang van 2 kalenderjaren moet je hier dus rekening mee houden. Als de school gesloten is omwille van een feestdag of wettelijk verlof, worden de lessen niet terugbetaald.

Wijzigingen

Wijzigingen door de deelnemer: Elke wijziging van het programma voor vertrek kan enkel mits akkoord van WEP en kan in geen enkel geval aanleiding geven tot een terugbetaling van welke aard dan ook. Een onderbreking van het programma, ongeacht de reden; of afstand van bepaalde prestaties inbegrepen in de prijs van het programma, kunnen niet in aanmerking komen voor een terugbetaling van welke aard dan ook. Kosten betreffende een vervroegde terugkeer en eventuele begeleiding zijn steeds voor rekening van de deelnemer. 

Opgelet, er kunnen geen aanpassingen worden gemaakt aan de annuleringsverzekering. Eenmaal de annuleringsverzekering aangevraagd is (tijdens de online inschrijving of later), kan deze niet meer worden verwijderd of aangepast. De prijs van de verzekering moet in zijn geheel worden betaald. We raden u daarom aan om goed te overdenken of u deze verzekering wel of niet wenst te nemen alvorens u uw inschrijving afrondt.

Wijzigingen door WEP: Wijzigingen voor vertrek: indien er zich, voor vertrek, een gebeurtenis buiten toedoen van WEP voordoet, dewelke WEP verplicht om de plaats van het programma of fundamentele prestaties te wijzigen, zal WEP de deelnemer hierover zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen. De deelnemer heeft het recht om de wijziging te aanvaarden of de overeenkomst te ontbinden. De deelnemer dient zijn keuze binnen een termijn van twee (2) werkdagen kenbaar te maken vanaf het moment van de bekendmaking.  Wijzigingen na vertrek: Indien, na de start van het programma, één van de fundamentele prestaties van het contract niet gerealiseerd kunnen worden, verbindt WEP zich ertoe om een gelijkaardige dienst aan te bieden, zonder supplement.

Annuleringskosten

In geval van annulering is de deelnemer of zijn wettelijke vertegenwoordiger een forfaitaire, overeengekomen en onveranderlijke vergoeding verschuldigd aan WEP. Deze vergoeding bedraagt 25% van de deelnemingskosten in geval van annulering meer dan 6 maanden voor het vertrek, 50% in geval van annulering tussen 6 en 3 maanden voor het vertrek, 75% in geval van annulering tussen 3 maanden en 15 dagen voor het vertrek en 100% in geval van annulering minder dan 15 dagen voor het vertrek. WEP heeft hoe dan ook het recht om deze vergoeding aan te vullen door de geïnde som, die in dat geval als compensatie dienst zal doen. Om u te beschermen in geval van annulering biedt WEP u een optionele WEP Annuleringsgarantie aan (zie details hierboven). Voor de prijs van deze garantie verwijzen wij u naar de offerte / reservatie. Na vertrek van de deelnemer wordt er niets terugbetaald bij onderbreking van de reis, om welke reden ook. In geval van annulering van de inschrijving door WEP na bevestiging van de definitieve aanvaarding, verbindt WEP zich ertoe de totaliteit van de materiële schade (uitsluitend) ondergaan door de deelnemer in hoofde van deze annulering te vergoeden.

Wanneer een deelnemer een annuleringsverzekering afsluit bij WEP dekt deze (binnen de bepalingen van de algemene voorwaarden van de polis) de gekozen formule zoals ze werd gereserveerd op het moment waarop de verzekering werd afgesloten. Als het vervoer H/T  deel uitmaakt van de gereserveerde forfait, is het gedekt door de annuleringsverzekering op dezelfde manier als het verblijf. Wanneer het vervoer en/of aanvullende diensten apart worden gereserveerd (niet exhaustieve voorbeelden: reisverzekering, transfers …), zijn ze niet gedekt door de annuleringsverzekering. De deelnemer heeft de mogelijkheid om een afzonderlijke annuleringsverzekering af te sluiten voor het vervoer dat gereserveerd wordt bij WEP. Als de deelnemer dit bij een ander reisagentschap reserveert, moet hij ook de annuleringsverzekering die het vervoer dekt bij dat reisagentschap afsluiten.

WEP kan op elk moment beslissen om een programma te annuleren als men van oordeel is dat dat de verblijfsvoorwaarden op een negatieve manier evolueren (gezondheidsomstandigheden, politiek, negatief reisadvies van Buitenlandse Zaken, enz.). In dit geval moet de deelnemer deze beslissing respecteren. 

WEP Annuleringsgarantie

Het is mogelijk en raadzaam om bij de inschrijving in te tekenen op de "WEP Annuleringsgarantie", die de kosten dekt van annulering van het programma in geval van, onder andere, gezondheidsproblemen van de student of een familielid in de eerste graad en om academische redenen. De vergoeding voor de "WEP Annuleringsgarantie" bedraagt 6 % van de kosten van het programma waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven en moet op het moment van inschrijving volledig worden betaald, naast het inschrijfgeld van 100 €. Met de WEP-annuleringsgarantie kan de deelnemer het programma zonder boete annuleren (behalve het bedrag van de garantie zelf) tot het moment van vertrek om de bovengenoemde redenen, gedocumenteerd met een medisch attest of passende schooldocumenten die samen met het annuleringsverzoek moeten worden ingediend. Met de WEP Annuleringsgarantie kan de deelnemer zich terugtrekken uit het contract in de volgende gevallen :

1.Overlijden van de deelnemer of van een familielid in de eerste graad (ouders, broers, zussen). 2.Ernstige gezondheidsproblemen van de deelnemer of een ouder (ouders, broers, zussen). De medische toestand moet schriftelijk worden meegedeeld door de deelnemer/ouders. De deelnemer moet WEP binnen 24 uur passende medische/gezondheidsinformatie verstrekken waaruit de medische situatie blijkt. 3.Onvermogen om aan het programma deel te nemen wegens zittenblijven indien het programma daardoor niet kan worden uitgevoerd of uitgesteld, of in het geval dat slechte resultaten voor een schoolexamen de deelnemer verplichten tot het afleggen van herexamens en de aanvraag vergezeld gaat van de schoolresultaten en een passende verklaring van de school waaruit blijkt dat het onmogelijk is te vertrekken. 4.Onmogelijkheid om aan het programma deel te nemen als gevolg van afwijzing van het project door de school van herkomst (voor projecten tijdens het middelbaar onderwijs). Een officiële schriftelijke verklaring van de school moet ons ten minste 4 maanden voor vertrek worden toegezonden. 5.Verplichte quarantaine na diagnose van Covid 19 en onmogelijkheid om het begin van het verblijf uit te stellen door WEP binnen 21 dagen na quarantaine.  6.Diefstal van de voor vertrek vereiste identiteitsdocumenten van de Deelnemer binnen 72 uur voor vertrek, vergezeld van een proces-verbaal van de politieautoriteiten, wanneer wordt aangetoond dat het materieel onmogelijk is deze documenten voor vertrek opnieuw te maken/vervangen en tot 15 dagen na de geplande vertrekdatum.  7.Naar behoren gedocumenteerd onvermogen van de deelnemer om de plaats van vertrek te bereiken als gevolg van ernstige natuurrampen. 

Uitgesloten van de dekking zijn annuleringen en/of wijzigingen die direct of indirect zijn veroorzaakt door oorzaken die niet objectief kunnen worden aangetoond of door geestesziekte, alsmede alles wat niet uitdrukkelijk in de bovenstaande punten is vermeld. Indien de voorwaarden voor toepassing van de WEP Annuleringsgarantie niet zijn vervuld en/of indien de door de deelnemer opgegeven redenen niet in aanmerking kunnen worden genomen, wordt voor de berekening van de ingehouden annuleringskosten het artikel "Annulering door de deelnemer voor vertrek" van de Algemene Voorwaarden van WEP toegepast. 

Als alternatief voor de WEP Annuleringsgarantie is het mogelijk een optionele verzekering af te sluiten bij " BV Protections " die de kosten dekt van annulering van het programma door objectief gedocumenteerde oorzaken of gebeurtenissen die op het moment van de boeking niet te voorzien waren en die de verzekerde of een lid van zijn familie treffen. Vraag voor meer details een WEP-adviseur of bekijk de details van de annuleringsverzekering online. 

Reisverzekering

Elke deelnemer wordt verondersteld te beschikken over een voldoende reisverzekering die medische onkosten, repatriëring om medische redenen en burgerlijke aansprakelijkheid dekt. Indien u niet over dergelijke verzekering beschikt, kan WEP u een totaalpakket voorstellen. Deze verzekering dekt onkosten in geval van ziekte, ongevallen, hospitalisatie, medische repatriëring, bezoek van een ouder aan de zieke student, verlies, diefstal of schade aan de bagage, burgerlijke aansprakelijkheid ... Een meer uitgebreide reisverzekering is ook mogelijk.

De voorwaarden van deze 2 mogelijkheden kan u downloaden in het gedeelte "Taalreizen", in de rubriek "voorwaarden reisverzekering en annuleringsverzekering". De prijzen vindt u terug in de online offerte-/reservatiemodule.

Belangrijk:

- De ondertekening en betaling ervan dient te gebeuren voor het vertrek.
- Personen die deelnemen aan een verblijf in Australië met een studentenvisum worden door de Australische overheid verplicht om de medische verzekering, «Overseas Student Health Care», af te sluiten. De prijs hiervan varieert naargelang de duur van het verblijf op Australische bodem (prijs voor één jaar: +/- $ 594 AUD) en kan zonder voorafgaande kennisgeving veranderd worden.

Varia

- Elke deelnemer, zelfs indien meerderjarig, geeft aan WEP uitdrukkelijk de toestemming om (naar eigen goeddunken) contact op te nemen met zijn ouders of hen te waarschuwen (naar goeddunken van WEP), zelfs als zij geen medecontracten zijn, betreffende alle elementen of evenementen van welke aard ook die een invloed hebben op het goed verloop van het programma. Dit geldt zowel voor, tijdens of na het betreffende programma.
- Bij een laattijdige aankomst in je gastland of bij afwezigheid tijdens het gekozen programma zal geen terugbetaling geschieden. 
- Als een deelnemer een vlucht moet nemen voor zijn verblijf met WEP, gaat hij/zij akkoord met het volgende: a) De algemene en bijzondere voorwaarden van de vervoersmaatschappij zijn van toepassing; b) De deelnemer maakt gebruik van alle segmenten (legs) - ook als ze worden afgelegd met een andere vervoersmiddel zoals bijvoorbeeld een trein of bus - die vermeld staan op het ticket en de deelnemer moet de reisroute van de vervoersmaatschappij in zijn geheel naleven. Is dat niet het geval, wordt dit beschouwd als een “no show”, wat gelijk staat aan een annulering door de vervoersmaatschappij; c) De gebruiksvoorwaarden van het vliegtuigticket (geldigheid, mogelijkheid tot wijzigingen van de vertrek- of terugkeerdatum, terugbetaalbaar, upgrade, stopovers ...) variëren naargelang de tarieven en klasse van de geboekte vlucht; d) Een vliegtuigticket kan nooit langer dan 1 jaar geldig zijn. De terugkeer (de dag van aankomst op de plaats van het oorspronkelijke vertrek) moet dus maximum 1 jaar na het eerste gebruik van het ticket gebeuren, als deze datum in het jaar na uitgifte van het ticket valt (anders 1 jaar vanaf uitgifte van het ticket in plaats van eerste gebruik).
- Het vervoer is nooit begeleid, tenzij anders vermeld.
- Duur van de lessen/aantal lessen per week: het aantal lessen wordt uitgedrukt in leseenheden, onafhankelijk van de duur van de les. Je vindt de duur van een les in een bepaalde school op de pagina’s met de beschrijving van die school. De duur per les kan variëren van 45 tot 60 minuten, afhankelijk van de school. De duur van de lessen en het aantal lessen per week, zoals beschreven op de desbetreffende pagina’s per school, worden gegarandeerd zolang er minimum 5 leerlingen aanwezig zijn in de klas. Mocht dit niet het geval zijn, dan heeft de school het recht om de duur en het aantal lessen per week te wijzigen.
- Visum/bericht aan de reizigers: WEP informeert je over de verschillende visumprocedures voor de gekozen bestemmingen. Niettegenstaande is het mogelijk dat de autoriteiten van een bepaald bezocht land ondertussen de toegangsvoorwaarden wijzigen. In dat geval is het de verantwoordelijkheid van de reiziger om de geldigheidsduur van de procedure na te gaan bij de consulaten van de bezochte landen. Het is eveneens sterk aangeraden om de richtlijnen en reisadviezen op te volgen die beschikbaar zijn op de website van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.  
- Didactisch materiaal: Het didactisch materiaal is niet inbegrepen, uitgezonderd indien het in de prijsofferte anders vermeld wordt. Dit materiaal omvat geen choolgerief, woordenboeken...
- Logement: een logement met "privébadkamer" betekent dat er per kamer 1 badkamer is, dus ook in een gedeelde kamer.
- Plaatsing in een gastgezin: Het is gebruikelijk dat de zoektocht naar een gastgezin tijd in beslag neemt aangezien rekening moet worden gehouden met verschillende factoren: het opvragen van een bewijs van goed gedrag en zeden (indien van toepassing), het feit dat vele families laat beslissen of ze gastgezin zullen zijn of niet, het profiel van de student (het zijn de gezinnen die de student kiezen), het type programma (worden de gastgezinnen al dan niet betaald, krijgen ze een kleine vergoeding om bepaalde kosten te dekken of nemen ze een student in huis op volledig vrijwillige basis), enz. De student moet er daarom rekening mee houden dat de mogelijkheid bestaat dat hij/zij de gegevens van het gastgezin pas enkele dagen voor het vertrek te weten krijgt. In sommige gevallen worden de studenten eerst in een tijdelijke familie geplaatst, terwijl het zoeken naar een definitief gastgezin verder gaat. Sommige gastgezinnen beslissen om meer dan een student tegelijkertijd te verwelkomen. De lokale organisatie doet in dit geval zijn uiterste best om geen twee studenten van dezelfde nationaliteit/moedertaal in hetzelfde gezin te plaatsen. Dit kan echter niet gegarandeerd worden. Het kan voorkomen dat de student gedurende het programma in verschillende gastgezinnen geplaatst wordt. Een verblijf in een gastgezin en taalprogramma’s zijn in de eerste plaats van educatieve aard. Kandidaten moeten flexibiliteit aantonen en positief staan tegenover een mogelijke verandering van gastgezin. Aangezien ieder gastgezin anders is, moeten de kandidaat dit eerder aanzien als een gelegenheid om meer te leren over de verschillende aspecten in de plaatselijk cultuur van het gastland. Voor een programma met een verblijf in een gastgezin is het menselijk aspect cruciaal en het kan daardoor niet vergeleken worden met een verblijf in een hotel. 
- In het kader van een verblijf in een gastgezin kan de term "gastgezin" verwijzen naar: een gezin met twee ouders, een eenoudergezin, een nieuw samengesteld gezin, mensen van verschillende leeftijden, met of zonder kinderen. Wij discrimineren in geen enkele zin op basis van ras, religie, seksuele geaardheid, etnische origine, sociale of socio-economische achtergrond, noch op basis van fysieke kenmerken. 
- In het kader van een programma voor "Juniors" moeten de deelnemers die in een gastgezin verblijven op eigen houtje naar school, te voet of met het openbaar vervoer.
- De communicatie tussen WEP en de deelnemers gebeurt in de/een officiële landstaal, naar goeddunken van WEP. Rekening houdend met het internationale karakter van de programma's van WEP (met uitzondering van de andere taalgemeenschappen van het land), kunnen WEP of de plaatselijke vertegenwoordigers ertoe genoodzaakt zijn om documenten te bezorgen en te laten ondertekenen in een andere taal, zonder verplichting om die te laten vertalen in de taal die contractueel gebruikt wordt tussen WEP en de deelnemer. Deze documenten zijn niet van de hand van WEP, maar ze kunnen noodzakelijk zijn voor het goede verloop van de organisatie van het verblijf en worden meestal vereist door externe instellingen (scholen, buitenlandse partners, lokale autoriteiten ...).
- Bij sommige luchtvaartmaatschappijen is het niet toegelaten dat minderjarigen alleen reizen. Het is de verantwoordelijkheid van de wettelijke voogden om kennis te nemen van de voorwaarden van de maatschappij in kwestie als het vliegtuigticket niet door ons werd geboekt.
- De reiziger erkent dat hij/zij voldoende is geïnformeerd over de uitzonderlijke omstandigheden ten gevolge van de coronacrisis die een impact kunnen hebben op de reis en over de situatie omtrent corona op de gekozen bestemming. De reiziger heeft tevens kennis genomen van het reisadvies van de FOD Buitenlandse Zaken (https://diplomatie.belgium.be/nl). De deelnemer verklaart dus dat hij/zij zich volledig bewust is van het feit dat reizen in deze periode risico’s met zich meebrengt en dat het coronavirus een goed verloop van de reis mogelijk in de weg kan staan. De deelnemer werd hiervan op de hoogte gesteld en besluit zijn/haar vertrek te laten doorgaan.
- Een taalreis wordt beschouwd als een opleiding en niet als een toeristisch verblijf, hetzelfde geldt voor het logement gedurende de taalreis. 
- Opmerking aangaande alle bijkomende kosten in verband met gezondheidsmaatregelen: alle kosten die gemaakt dienen te worden omwille van een gezondheidsmaatregel zoals (maar niet beperkt tot deze voorbeelden): quarantaine (met inbegrip van accommodatie, maaltijden, transfer …), een PCR-test voor vertrek of na aankomst, een antigenische test voor vertrek of na aankomst, een vaccin of vaccinbooster, een medische controle, het verkrijgen van een certificaat van welke aard dan ook... zijn ten laste van de deelnemer. 

Klachten

In geval van een probleem of een klacht moeten de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) onmiddelijk, en in eerste instantie, de lokale correspondent op de hoogte stellen. Bij gebrek aan een oplossing of tussenkomst binnen de 48 uur, moeten de deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger(s) onmiddellijk WEP op de hoogte stellen, per e-mail of per post, opdat WEP het nodige kan doen om een oplossing te zoeken binnen afzienbare tijd. De klachten die worden geformuleerd na terugkeer zonder kennisgeving tijdens het programma, kunnen niet ontvankelijk verklaard worden aangezien WEP niet de mogelijkheid heeft gekregen om zijn rol als organisator te vervullen in geval van een eventueel gebrek. Alle aanspraken van de deelnemer moeten per aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging binnen de drie (3) kalendermaanden na het einde van het programma worden geadresseerd aan de maatschappelijke zetel van WEP. In geval van een geschil, zijn uitsluitend de Rechtbanken van Brussel en meer bepaald het Vredegerecht van het zesde kanton te Brussel bevoegd. Het ondertekenen van het inschrijvingsformulier (of online bevestiging) en de betaling van het voorschot of de dossierkosten gelden als volledige aanvaarding van de algemene voorwaarden.

Belangrijke nota betreffende het doorsturen van informatie en documenten door WEP: Het is jouw verantwoordelijkheid om een geldig e-mail adres aan WEP te bezorgen dat regelmatig nagekeken wordt (ondermeer door de wettelijke vertegenwoordigers voor minderjarige deelnemers) aangezien de meeste informatie en documenten (die niet op officieel papier hoeven te zijn) via elektronische weg zullen doorgestuurd worden. Enkel de communicatie via e-mail of per post worden beschouwd als geldig, communicatie via sociale media, chat of messengerdiensten zijn informeel van karakter en niet-bindend.

BESCHERMING VAN HET PRIVELEVEN

De deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordigers verbindt/verbinden zich ertoe ons Charter ter bescherming van uw persoonsgegevens te lezen, begrijpen en aanvaarden.

RECHT OP AFBEELDING

De deelnemer en/of zijn wettelijke vertegenwoordiger geeft/geven WEP de uitdrukkelijke toestemming om afbeeldingen van de deelnemer te gebruiken en/of reproduceren voor promotiedoeleinden, voor een duur van 7 jaar vanaf het einde van het contract en wanneer de afbeeldingen van foto's of video's komen die in het kader van het WEP-programma werden gemaakt.

Het Dual Diploma-programma biedt de mogelijkheid om een Amerikaans high school diploma te behalen door online 4 tot 6 studiepunten te behalen.

1. Organisator / Aansprakelijkheid WEP SA, maatschappelijke zetel: 26, Jetselaan, 1081 Brussel. Overeenkomstig met de wet mogen wij als bemiddelaar reizen organiseren en/of aanbieden onder licentie nr. A1912. Overeenkomstig met de wet dragen we bij aan het Garantiefonds Reizen. 

Verblijven en/of cursussen worden georganiseerd door lokale dienstverleners.

2.  Prijs van het programma & betalingsmodaliteiten De deelnamekosten variëren naargelang het gekozen programma (4, 5 of 6 studiepunten) en omvatten wat is aangegeven op de referentiepagina van de website. Ze bestaan uit het inschrijvingsgeld van 500 euro te betalen bij inschrijving in het programma, een eerste schijf van 1500 euro te betalen bij de selectie van de eerste creditmodule en een saldo (waarvan het bedrag varieert naargelang het gekozen programma) te betalen bij de voltooiing van de eerste creditmodule/bij de selectie van de tweede creditmodule.

3. Annuleringskosten In het geval van beëindiging van het contract moet dit per e-mail of per post worden meegedeeld.  Betaalde vergoedingen worden niet terugbetaald. Als de deelnemer zijn/haar studie niet voortzet, zijn de nog niet betaalde vergoedingen niet verschuldigd. Als de deelnemer zich tijdens de studie terugtrekt uit het studieprogramma en/of het studieprogramma niet afrondt binnen de vastgestelde maximumtermijn, worden de betaalde kosten niet gerestitueerd.

4. Duur van het programma De duur van het programma varieert afhankelijk van het aantal gekozen studiepunten en de inzet van de deelnemer om de gekozen onderwerpen te bestuderen. De totale duur van het programma is maximaal 4 jaar. Bovendien heeft elke afzonderlijke cursus binnen het Dual Diploma-programma een vervaldatum (20 weken voor een cursus van 1 studiepunt, 10 weken voor een cursus van 0,5 studiepunt). De student kan de gewenste startdatum voor elk nieuw studiepunt aangeven, maar zodra de cursus is gestart, moet de maximale cursusduur worden gerespecteerd om verlengingskosten te voorkomen.

5. Verplichtingen van de deelnemer Studenten die deelnemen aan het programma moeten beschikken over een praktische kennis van de Engelse taal. De deelnemer verplicht zich tot het overleggen van originele vertaalde cijferlijsten van zijn/haar middelbare schoolopleiding en verplicht zich verder tot het handhaven van een constant studieniveau tijdens de duur van het programma, zoals bepaald in het studieprogramma.

6. Klachten  In geval van een probleem of klacht moet de deelnemer WEP onmiddellijk op de hoogte stellen, per e-mail of per post: een klacht, na afloop van het studieprogramma, kan alleen in aanmerking worden genomen als bewezen is dat WEP inderdaad gewaarschuwd was voor een mogelijke tekortkoming en dat WEP de gelegenheid heeft gehad om te proberen tussenbeide te komen en deze te verhelpen. Een klacht moet binnen drie (3) kalendermaanden na afloop van het programma per aangetekende brief met ontvangstbewijs worden ingediend bij het hoofdkantoor van WEP.

In geval van een geschil zijn enkel de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd.

7. Bescherming van het priveleven De deelnemer en/of zijn/haar wettelijke voogd verbindt zich ertoe ons beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens te lezen, te begrijpen en te aanvaarden, zoals uiteengezet in ons Handvest voor de bescherming van persoonsgegevens.